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如何选择一家专业的国际会议策划公司？

随着人类社会的不断发展，国际会议已日益成为世界各国进行交往和联系的一种重要形式，在国际社会致力于解决共同关心的问题的努力中占据越来越突出的地位。国际会议更是承担了联系全世界各国，传递本国文化的重要渠道。因此选择一家专业的国际会议策划公司就显得尤为重要。

首先，会议目的要明确，计划要周到，这样人们才会愿意跨国参加会议。国际会议的营销和推销工作也与国内会议不同。世界各国邮政系统不尽相同，有的效率要高些，有的提供的服务多些。甚至像敦豪速递公司(DHL)和联邦快递公司(FederalExpress)这样的国际知名公司在各国的运作方式也有些微不同。因此，在策划国际会议时，要为促销、注册和其他材料的邮递预留足够时间。如果在美国要召开一个北美市场会议，那么促销和注册的时间至少需要提前3—6个月。更大型一点的会议恐怕要提前一年。国际会议通常需要提前至少1年的时间来寄出第一批促销材料。你可以雇佣邮政服务公司直接处理这些小册子和促销材料。另外，在促销材料中请谨慎使用术语和习语，因为它们可能不好翻译成另一种语言或者会引发歧义。

整个会议的时间表也很重要。由于与会者所操语言不同，所以首先要指定一种通用语言。如果国际会议安排在东南亚举行，那通用语言应该选用英语吗?即使选择英语作为通用语言，由于它可能不是所有与会者的母语，所以是否需要给翻译留出时间呢?需要通过耳机提供同声传译吗?应该请什么人来当翻译?需要多少翻译人员?需要多少开支?所有这些问题都要解决好。解决了语言障碍，下面就是时间安排问题。如果会议需要翻译，但不是同声传译，那么还需要为翻译预留更多的时间。

向国际与会者推销会议需要给他们提供充分详尽的信息，这样他们的疑问才会减至最少。你对他们的需要估计得越充分，你的工作就会越有条理，留给他们的印象也就越好。需要向国际与会者提供的信息可分为下面6类：

1、入境

一些国家要求外国公民持签证入境。另一些国家对与自己有外交或其他关系的外国公民豁免签证。因此，做任何事绝不要想当然。你很清楚自己的目标市场是哪个国家，所以同这些国家的领事馆联系，了解签证规定，并告知与会者。有些国家只需一次签证，有些国家则需要多次签证。签证有一定期限，如1个月，6个月等等，要建议与会者不要太早签证，以免签证在会议举办前过期。

2、当地信息

为了吸引与会者，你要让他们对会议举办地点的情况有所了解，比如：提供地图、告知会议期间的天气状况、可参加的活动、文化名胜和会上会下的穿着、去哪里购物、如何支付小费等，还可以推荐一些书籍和网站。另外，我们知道网站也可以被当作促销材料，所以你只需把原有内容扩展一下，加入国际旅游者感兴趣的东西。小费应该是其中的一项。在美国，小费一般是15%到20%。在法国，10%的小费已经自动计入帐单，所以不一定要象在美国那样非给小费不可。如果人数较多，美国一些机构会直接收取服务费。一般来说，菜单上都会有说明，这样客人就不用付两次小费了。所有这些当地人习以为常的做法对外国与会者来说都是新鲜的信息。

3、交通

在交通方面，提供飞机和地面交通信息都非常重要。当与会者跨国旅行时，很难正好准备了合适的衣服和用品。国际和国内旅行对行李重量的限制也不同。机场的中转信息也很重要。至于地面交通，与会者感到越舒适越好。对于那些首次乘坐飞机或已经在好几个机场颠簸了数小时的旅行者来说，要他们辨别去酒店的方位是很令人沮丧困惑的。因此，如果网站、宣传册或邮件中能提供租车、是否接受国际驾照、司机保险、可能包含在机票中的转机折扣、酒店是否提供机场接送等信息会深受与会者的欢迎。

4、住宿

为潜在与会者提供住宿及相关信息很重要。提供客房开支信息只是整个住宿信息的一部分，还要提供诸如地方税、酒店税、特殊服务费、电话费之类的信息。这样就不会出现国外客人为3分钟的报平安电话支付30美元而感到震惊气愤的事情了。如果他知道收费标准，他可能就会考虑是选择酒店电话还是提前买张电话卡、或使用自己的手机(如果手机能打国际长途的话)。如果他不知道这些收费，那就会产生一些问题，甚至影响他对整个会议的看法和印象。

5、货币

货币问题是个永远的话题。如今，信用卡的普及确实使旅行便利了许多。但是，与会者还是需要使用当地货币来支付酒店小费或其他小额费用的。哪里是最好的货币兑换场所呢?有人说是机场，其他人认为是酒店，还有人认为应该去当地的货币交易场所。当然，各国对此还没有什么严格的规定。但是，如果你能提供一些地方，并介绍兑换价格让与会者自己决定的话，那是再好不过了。此外，大部分零售点都会接受信用卡，但有些销售商可能只接受一种卡而不接受其他卡。如果你能提前告诉与会者哪些卡能在会议期间以及附近的零售点使用，这将给与会者带来很大方便。当然，也可以使用旅行支票。还有，能向与会者提供一些有关海外购物可以在机场