合同评审控制程序.docVIP

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2013.07.18

2013.07.18

2013.07.18

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审核人

批准人

1.目的

通过对合同进行控制，以满足本公司及顾客的要求。

2.范围

适用于本组织营销活动和特殊产品/常规产品的合同评审。

3.职责

3.1销售部负责营销活动和组织合同评审工作，评审合同的合法性、完整性、明确性，并负责与顾客的联络，在组织内部是代表顾客需求的部门，技术部负责关于技术方面与顾客的沟通。

3.2销售部负责对常规产品合同的评审。

3.3新产品合同或特殊要求的合同由销售部组织各相关部门参加评审。

3.4价格由财务部及总经理评审。

4.定义

4.1合同：约束性协议。

4.2合同分常规合同与非常规合同两类，符合下列条件之一为非常规合同，其它为常规合同。

需交货的产品价格有异常变动时；

4.2.2提出新的技术质量要求、需重新开发品种；

4.2.3交付期限超过本公司正常、常规生产周期；

4.2.4付款方式等有特殊条款。

5.工作内容

过程流程

过程说明

责任部门

相关文件

记录表单

5.1合同评审的内容的确定

顾客规定的产品要求，包括产品型号、规格和数量；技术及质量要求；客户要求的交货时间及交货方式。

销售部

客户特殊要求清单

虽然顾客没有规定的产品要求，但规定或已知预期的用途所必需的产品要求。

与产品有关的法令、法规要求，包括用于材料的获取、储存、搬运、再利用、销毁或废弃。

公司确定的任何附加要求，包括特殊特性的指定，文件化和控制方面要满足顾客的要求。

5.2合同评审

提出新的技术、质量要求/需重新开发品种的合同评审由技术部负责对产品的制造可行性进行分析，包括风险的分析等。

技术部

《合同评审记录表》

非常规合同的评审：销售部填写顾客要求栏，然后负责组织相关部门（技术部，采购部，生产部，财务部，质量部）按照合同评审记录表的要求分别进行签字评审，以确保具备满足顾客要求的能力，销售部负责人在评审结论栏内填写审批意见。

销售部

相关部门

《合同评审记录表》

常规合同由销售部销售内勤自行对公司能否满足顾客要求的能力进行签字评审。

销售部

各相关部门

《合同评审记录表》

顾客以口头或非正式合同/订单形式要货时，经办人应做详细记录，根据顾客要约内容、顾客合同类别确定评审方式。如是非常规合同，则按5.2.2条执行，如是常规合同，则按5.2.3条执行。

销售部

《合同评审记录表》

《顾客口头、电话订货记录表》

评审过程中有不确定条款时，属技术性问题由技术部与客户联系，其余均由销售部负责联系妥善解决并明确规定，并报相关领导。

所有合同评审时，必须考虑对方的付款能力以及以前与我公司的履约能力等综合因素。

销售部

财务部

5.3评审结果的处理

若判断能满足顾客要求，则与顾客签订合同。并在24小时内转化成销售计划，经分管经理批准后，下发相关部门。

销售部

相关部门

《销售计划》

若难以满足客户要求，应及时与顾客联络，达成共识后签订合同。

所有经过评审的合同，都要做好评审记录，并在接到订单24小时内转化成销售计划，总经理批准后，下发相关部门。

接到追加计划按5.3.3执行，在本月21日前下发下月临时销售计划，负责出货人员随时监控，对不能按时出货的要提前上报部门主管和总经理。

5.4合同修订的控制

顾客提出更改时（包括合同修订、计划追加），经办人做好相关记录，由销售部填写《合同修订通知单》，并通知有关部门评审。

《合同修订通知单》

本公司提出更改时，应提前通知顾客，并得到对方确认,然后在《合同》上标明。

《合同》

合同修订或更改评审后，由销售部通知有关部门。以确保修订后的合同按照更改要求实施，并对更改前已履行部分进行妥善处理。

销售部

各相关部门

《计划调整通知单》

5.5合同跟催

经评审的合同由销售内勤编入《合同管理台帐》，并按合同要求做好合同履行控制工作，切实履行合同。

销售内勤

《合同管理台帐》

销售部负责追踪了解有关部门对合同的履行情况并在《合同管理台帐》登记，保证每份合同有效履行。

销售部

《合同管理台帐》

财务部负责货款回笼的控制，对不能及时收回的货款由销售部采取相应催讨措施。

财务部

销售部

合同履行后，由销售内勤在《销售台帐》上标注发货日期,发货数量等，全面反映履行情况。

销售内勤

《销售台帐》

6.过