物资采购及合同管理办法.docxVIP

?一、总则

1.目的

为规范公司物资采购行为，加强合同管理，降低采购成本，确保物资质量，提高经济效益，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内所有物资采购及相关合同的管理活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。

3.基本原则

-依法依规原则：物资采购及合同签订必须遵守国家法律法规和公司相关规定。

-公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。

-成本效益原则：在保证物资质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。

-诚实守信原则：采购方与供应商应诚实守信，严格履行合同约定。

二、采购流程

1.需求计划

-各部门根据工作需要和库存情况，定期编制物资需求计划。需求计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等详细信息。

-需求计划提交前，需经部门负责人审核，确保需求的合理性和必要性。

2.采购申请

-物资需求部门根据审核后的需求计划，填写采购申请表。采购申请表应包括需求部门、物资名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容。

-采购申请表经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。

3.采购审批

-采购部门收到采购申请表后，对采购内容进行初步审核。审核内容包括采购需求的合理性、采购方式的适用性、预算金额的合规性等。

-对于金额较大或重要物资的采购申请，采购部门应组织相关部门进行会审。会审人员包括采购部门、财务部门、使用部门等，必要时邀请技术专家参与。

-采购申请经审核通过后，按照公司审批流程提交各级领导审批。审批通过后方可进入采购环节。

4.供应商选择

-采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等内容。

-根据采购物资的特点和要求，从供应商名录中筛选出若干潜在供应商。采购部门可以通过招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购等方式选择供应商。

-对于新供应商，采购部门应进行实地考察，评估其生产能力、质量控制水平、信誉状况等。考察合格的供应商方可纳入供应商名录。

5.采购谈判

-采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。

-采购谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的报价构成和成本情况，争取有利的采购条件。同时，应记录谈判过程中的重要信息和达成的共识。

6.合同签订

-采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，条款应具体、明确、合法有效。

-采购合同经双方审核无误后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章生效。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、使用部门等。

7.采购执行

-采购部门根据采购合同的约定，及时向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等内容。

-供应商按照采购订单的要求组织生产和发货。采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量交付。

8.到货验收

-物资到货前，采购部门应通知使用部门做好验收准备。使用部门应根据采购合同和相关标准，对到货物资进行验收。

-验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等。验收合格的物资，使用部门应在验收单上签字确认；验收不合格的物资，使用部门应及时通知采购部门与供应商协商处理。

9.付款结算

-物资验收合格后，采购部门应根据采购合同的约定，及时办理付款结算手续。付款申请应附采购合同、验收单、发票等相关凭证。

-财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续。

三、合同管理

1.合同起草

-采购合同一般由采购部门负责起草。合同起草应遵循国家法律法规和公司相关规定，明确双方的权利和义务。

-合同条款应包括但不限于物资名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。

-合同起草过程中，应充分考虑各种可能出现的情况，确保合同条款的完整性和可操作性。

2.合同审核

-采购合同起草完成后，应提交至相关部门进行审核。审核部门包括财务部门、法务部门、使用部门等。