费用报销制度及流程.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司内部管理，规范费用报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度及流程。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工。

3.费用报销原则

-真实性原则：费用报销必须提供真实、合法、有效的票据，不得虚报、假报。

-合理性原则：费用报销应符合公司业务实际需要，不得铺张浪费。

-审批原则：严格按照规定的审批流程进行报销，未经审批的费用不予报销。

-及时性原则：员工应及时报销费用，不得拖延，以保证公司资金的正常周转。

二、费用报销的种类及标准

（一）差旅费

1.定义

差旅费是指员工因工作需要，前往异地出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。

2.交通费用

-飞机票：根据实际工作需要，经上级领导批准后，可乘坐经济舱。

-火车票：优先选择高铁二等座、动车二等座、火车硬座，如因特殊情况需乘坐高铁一等座、动车一等座、火车软卧，需提前申请并经批准。

-长途汽车票：根据实际情况选择合适的车次，确保行程合理。

-市内交通费：出差期间，市内交通费用按照每人每天[X]元的标准报销，凭有效票据实报实销。如因工作需要乘坐出租车，需注明事由并经上级领导批准。

3.住宿费用

根据出差目的地的不同，分为以下几类地区标准：

-一类地区：[列举一类地区城市名称]，住宿标准为每人每天[X]元。

-二类地区：[列举二类地区城市名称]，住宿标准为每人每天[X]元。

-三类地区：[列举三类地区城市名称]，住宿标准为每人每天[X]元。

员工应选择符合公司标准的酒店住宿，并取得正规发票。如因特殊情况超标准住宿，需提前申请并经批准。

4.餐饮费用

出差期间，餐饮费用按照每人每天[X]元的标准报销，凭有效票据实报实销。如有招待客户等特殊情况，需注明事由并经上级领导批准。

（二）业务招待费

1.定义

业务招待费是指公司为开展业务活动，招待客户、合作伙伴等所发生的餐饮、住宿、娱乐等费用。

2.招待标准

-一般情况下，招待客户应根据实际情况选择合适的场所和方式，严格控制费用支出。每次招待费用不得超过[X]元，如有特殊情况需超标准招待，需提前申请并经总经理批准。

-招待客户时，应尽量安排在公司内部食堂或协议酒店，以降低成本。

3.报销要求

报销业务招待费时，应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、人员、事由等，并注明是否取得发票。如因特殊情况无法取得发票，需提供其他有效证明材料，并经上级领导批准。

（三）办公用品费

1.定义

办公用品费是指公司为满足日常办公需要，购买的文具、纸张、办公设备等费用。

2.采购流程

-各部门根据实际工作需要，填写办公用品采购申请单，注明采购物品名称、规格、数量等，经部门负责人审核后提交给行政部门。

-行政部门根据各部门的申请，统一进行办公用品的采购。采购时应选择正规的供应商，确保所购物品质量合格，并取得正规发票。

-办公用品采购后，行政部门应及时办理入库手续，并填写办公用品入库单。各部门领用办公用品时，应填写办公用品领用单，经部门负责人签字后到行政部门领取。

3.报销标准

办公用品费报销时，应提供正规发票及办公用品入库单、领用单等相关凭证，按照实际采购金额报销。

（四）通讯费

1.定义

通讯费是指员工因工作需要，使用手机、固定电话等通讯工具所发生的费用。

2.报销标准

-公司为员工提供通讯补贴，补贴标准如下：

-高层管理人员：每人每月[X]元。

-中层管理人员：每人每月[X]元。

-普通员工：每人每月[X]元。

-员工凭通讯费用发票在补贴标准内报销，超出部分自理。发票抬头必须为公司名称或员工本人姓名。

3.报销要求

报销通讯费时，应提供正规发票，并注明手机号码或固定电话号码，以便核实通讯费用的真实性。

（五）车辆费用

1.定义

车辆费用是指公司车辆在使用过程中所发生的加油费、过路费、停车费、保养费、维修等费用。

2.车辆管理

-公司车辆由行政部门统一管理和调度，各部门如需使用车辆，应提前填写用车申请单，经部门负责人审核后提交给行政部门。

-行政部门根据车辆使用情况，合理安排车辆调度，并做好车辆使用记录。

3.费用报销

-加油费、过路费、停车费等凭有效票据实报