公司行政制度办公室管理条例.docx

公司行政制度办公室管理条例

?一、总则

1.目的

为了加强公司办公室管理，确保各项工作高效、有序进行，营造良好的工作环境，特制定本条例。

2.适用范围

本条例适用于公司办公室全体工作人员及进入办公室区域的其他人员。

3.管理原则

遵循高效、规范、协作、服务的原则，严格执行各项规章制度，保障办公室工作的正常运转。

二、办公环境管理

1.办公区域布局

-合理规划办公区域，明确各部门及人员的办公位置，确保工作流程顺畅。

-根据工作需要，设置必要的功能区域，如会议室、接待室、资料室等。

2.环境卫生

-每日上班前，各部门负责清理本区域的卫生，包括桌面、地面、文件柜等，保持办公环境整洁。

-定期进行全面的环境卫生大扫除，对公共区域进行重点清洁，如走廊、楼梯、卫生间等。

-严禁在办公区域内乱扔垃圾、随地吐痰，保持良好的卫生习惯。

3.物品摆放

-办公用品应摆放整齐，文件、资料应分类存放，并标识清晰，便于查找和使用。

-个人物品应放置在指定的位置，不得随意堆放，影响办公秩序。

-办公设备如电脑、打印机、传真机等应摆放有序，保持整洁，周围不得堆放杂物。

4.噪音控制

-工作人员在办公时应尽量降低噪音，避免大声喧哗、播放高分贝音乐等影响他人工作。

-在使用可能产生较大噪音的设备时，如打印机、复印机等，应选择合适的时间或采取隔音措施。

5.安全管理

-加强办公区域的安全防范，确保门窗、水电设施等正常运行，无安全隐患。

-严禁在办公区域内吸烟、使用明火，禁止私拉乱接电线、违规使用电器设备。

-妥善保管贵重物品和重要文件，下班时关好门窗，切断电源，做好安全防范工作。

三、办公用品管理

1.采购与发放

-根据工作需要，定期编制办公用品采购计划，经审批后统一采购。

-采购的办公用品应符合质量要求，确保满足工作需求。

-设立办公用品发放台账，工作人员凭领用单领取办公用品，领用单需经部门负责人签字确认。

2.使用与节约

-工作人员应合理使用办公用品，避免浪费。

-提倡无纸化办公，尽量减少纸张的使用，双面打印、复印文件。

-爱护办公用品，如有损坏或丢失，应及时报告并说明原因，按规定进行赔偿。

3.库存管理

-设立专门的办公用品仓库，对办公用品进行分类存放，建立库存台账。

-定期盘点办公用品库存，确保账物相符，及时补充短缺物品。

-对积压、过期的办公用品进行清理，合理处置。

四、文件与档案管理

1.文件收发

-公司收到的文件、信函等应及时进行登记，注明文件名称、来源、日期等信息。

-根据文件内容和性质，及时分发给相关部门或人员，并做好签收记录。

-对需要传阅的文件，应按照规定的传阅范围和顺序进行传阅，传阅完毕后及时收回。

2.文件起草与审核

-以公司名义起草的文件，应符合公司的政策、法规和实际情况，内容准确、条理清晰、语言规范。

-文件起草完成后，应经部门负责人审核，重要文件还需经分管领导或总经理审批。

-审核后的文件应进行编号、排版、打印，确保文件格式规范统一。

3.文件归档

-定期对文件进行整理归档，按照文件类别、时间顺序等进行分类存放。

-归档文件应齐全、完整，字迹清晰，签署完备。

-建立电子档案，对重要文件进行扫描备份，便于查询和使用。

4.档案查阅

-因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人或相关领导批准后，到档案室查阅。

-查阅档案时应遵守档案室的规定，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。

-查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，由档案管理人员进行核对签收。

五、会议管理

1.会议安排

-根据公司工作需要，定期召开各类会议，如周会、月会、季度会等，并提前确定会议时间、地点、参会人员等。

-会议通知应提前发布，确保参会人员及时收到通知，做好会议准备。

2.会议组织

-会议主持人应提前到达会场，做好会议准备工作，确保会议按时开始。

-会议期间，工作人员应做好会议记录，记录会议主要内容、讨论结果、决议事项等。

-会议应保持良好的秩序，参会人员应认真