公司档案管理规章制度.docx

公司档案管理规章制度

?一、总则

（一）目的

为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本规章制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工。

（三）基本原则

1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。

2.真实性原则：归档的文件材料必须真实反映公司各项活动的实际情况。

3.完整性原则：凡属于公司应归档的文件材料，均应齐全完整地归档。

4.时效性原则：档案应及时收集、整理、归档，确保信息的时效性。

二、档案管理机构及职责

（一）综合管理部

综合管理部为公司档案管理的归口部门，负责档案管理工作的组织、协调、指导和监督，履行以下职责：

1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。

2.负责接收、收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等档案日常管理工作。

3.负责档案库房的建设、维护和管理，确保档案的安全保管。

4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，报公司领导批准后组织实施。

5.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理查阅、借阅手续，对查阅、借阅情况进行登记。

6.负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。

7.负责公司各类文件的收发、登记、传阅、催办、归档等工作。

8.负责公司印章的保管、使用和登记工作。

（二）各部门

各部门负责本部门文件材料的收集、整理、立卷，并定期移交综合管理部归档。指定专人负责本部门档案管理工作，配合综合管理部做好档案管理相关工作。

三、档案的分类及编号

（一）档案分类

公司档案分为以下十大类：

1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等文件，公司内部管理制度、规定、办法等文件，公司各类会议文件、记录，公司资质证书、营业执照、组织机构代码证等证照文件，公司印章管理文件，公司办公设施、设备采购、管理文件等。

2.人事管理类：包括员工招聘、录用、培训、考核、晋升、调动、离职等相关文件，员工薪酬、福利、保险等文件，员工劳动合同、保密协议、竞业禁止协议等文件，人事档案、员工花名册等。

3.财务管理类：包括公司财务预算、决算报告，财务报表、审计报告，会计凭证、账簿、报表，税务申报、缴纳文件，资金管理、成本核算、费用报销等文件。

4.市场营销类：包括市场调研报告、市场分析报告，营销策划方案、营销活动记录，客户资料、销售合同、订单等文件，市场推广资料、广告宣传资料等。

5.生产管理类：包括生产计划、生产调度记录，生产工艺文件、操作规程，生产设备采购、维护、管理文件，生产质量控制文件、检验报告，安全生产文件、事故记录等。

6.技术研发类：包括研发项目立项报告、可行性研究报告，研发计划、研发记录，技术方案、技术图纸、技术文档，专利申请文件、技术成果鉴定文件等。

7.质量管理类：包括质量管理体系文件、质量手册、程序文件、作业指导书，质量检验标准、检验记录，质量问题处理文件、质量改进措施等。

8.采购管理类：包括采购计划、采购订单，供应商评估文件、采购合同，采购验收报告、采购付款文件等。

9.法务管理类：包括法律事务处理文件、诉讼案件文件，合同审查意见、法律风险评估报告，知识产权保护文件等。

10.其他类：不属于上述九类的其他文件材料。

（二）档案编号

档案编号采用大类代码+年度+顺序号的方式编制，具体如下：

1.大类代码：采用两位大写英文字母表示，具体对应关系为：行政管理类（XZ）、人事管理类（RS）、财务管理类（CW）、市场营销类（SC）、生产管理类（SC）、技术研发类（JF）、质量管理类（ZL）、采购管理类（CG）、法务管理类（FW）、其他类（QT）。

2.年度：采用四位阿拉伯数字表示，如2023。

3.顺序号：采用四位阿拉伯数字表示，从0001开始依次编号。

例如，行政管理类2023年第10份文件的编号为：X

四、档案的收集与整理

（一）收集范围

1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。

2.公司与外部单位签订的合同、协议、合作意向书等文件。

3.公司员工在工作中形成的重要文件、报告、记录等。

4.公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物及相关文件。

5.其他应归档的文件材料。

（二）收集要求

1.各部门应按照档案管理