【报销材料】申请研究生院资助研究生参加国际会议、短期访学报销指南.pdf

申请研究生院资助研究生参加国际会议、短期访学

报销指南

本指南中所列准备材料及填表说明仅用于研究生院资助博士生

参加国际会议、短期访学报销事项。报销相关问题可咨询财务处：85356034（北洋园）27892780（卫津路）。

国际差旅费报销需准备以下材料，材料有问题将会被财务处退回，

需跟随下一批集中报销（提交材料时，请自备文件袋按顺序装好）：

序号材料名称来源

1费用明细见末页附件

2《国际差旅费报销单》财务处网站

3《出国团组国外经费预算表》国际处

《出国费用开支决算表》：每一份预算表对应准备《出国费用开

4办公网

支决算表》三张，均加盖经费主管部门章，不需要填写内容

5《本科生/研究生因公出国/赴港澳申请表》国际处

出国人护照复印件：带本人照片的护照首页及本次出入境记录页

6的复印件（使用电子签证的，凭公安局出入境管理局出具的出入

境记录查询表作为出入境依据）

住宿费原件发票、住宿费A4纸翻译件（翻译人签字，票据不需

7

要贴报销单）

注册费原件发票、注册费A4纸翻译件（翻译人签字，票据不需

8

要贴报销单）

机票：外航机票需学院出具乘坐外航必要性说明，加盖院章、主

管外事副院长签字；往返机票行程需要同《本科生/研究生因公出

国/赴港澳申请表》中行程一致，如有不一致的情况，需要先向国

9

际处提交变更申请后再行办理报账手续；如机票为增值税发票等

不显示行程的形式，需要同时提交带有行程的订单或登机牌等材

料

10保险、签证费用

11国内往返机场的费用

注：1.9、10、11的票据需要附纸粘贴

2.申请短期访学资助不要提供7、8、10、11项材料

3.金额在200元以上的单项费用需要同时提交支付记录凭据

4.以上材料准备好后需携带至研究生院培养办公室（1895A312）盖章，之后由研究生

院统一转交财务处

财务处国际差旅费报销单填写参考：

第一步：在线填写并打印差旅费报销单

收到研究生院的进入报销流程通知的学生可进行报账环节，研究生院会对

参加出国会议学生本人的账号进行授权，学生可登录财务系统打印差旅费报销单。

步骤：财务处官网（8:8011/Newindex.aspx）--网上报账

系统--国际费报销--新业务填报（项目编号选择250-研究生院0803020003）--

下一步（国际差旅费用明细）

差旅费明细信息如实填写，其中出国起止日期要和往返机票日期一致。

【报销时应提交的相关资料】附件张数如果填0系统会报错，因此如果相

关资料某一项为0，请填写1，纸质版材料无需增加。

填写完成之后点击下一步（支付方式）：

支付方式填写说明：

支付方式选择“网银对私”，人员选择“其他人”，职工号填写导师工资号。

填写完成后，点击“下一步（提交）”，打印国际差旅费报销单。

第二步：在国际差旅费报销单上手动标注部分内容

打印好的差旅费报销单除签字盖章外，还有3个位置需要学生手动标注一

些内容，具体如下图所示：

手写内容1：“部门项目号”处：研究生院经费卡上面需手写“限支付XX元”，其

中“XX元”是研究生院资助标准。

手写内容2：“部门项目号”处：如报销总金额超过研