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公司物资管理制度

?一、总则

1.目的

为加强公司物资管理，规范物资采购、验收、存储、使用、盘点等环节的工作流程，提高物资使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构的所有物资管理活动，包括办公用品、办公设备、生产物资、固定资产等各类物资。

3.基本原则

-归口管理原则：物资管理工作由各相关部门归口负责，明确职责分工，确保物资管理工作的顺畅进行。

-计划采购原则：根据公司业务需求和预算安排，制定合理的物资采购计划，避免盲目采购和浪费。

-成本控制原则：在保证物资质量和满足业务需求的前提下，通过合理的采购策略和库存管理，降低物资采购成本和库存成本。

-责任追究原则：对物资管理过程中出现的违规行为和造成的损失，追究相关责任人的责任。

二、物资分类与编码

1.物资分类

-办公用品：包括文具、纸张、办公家具、办公电器等日常办公所需物品。

-办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等用于办公的设备。

-生产物资：原材料、零部件、包装材料等与生产相关的物资。

-固定资产：使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中保持原有物质形态的资产，如房屋、建筑物、机器设备等。

-其他物资：不属于以上分类的其他物资，如劳保用品、礼品等。

2.物资编码

-为便于物资管理和信息系统的应用，对各类物资进行统一编码。物资编码应具有唯一性、系统性和扩展性。

-物资编码由[编码规则说明]组成，具体编码规则如下：

-[编码规则1]：表示物资大类。

-[编码规则2]：表示物资中类。

-[编码规则3]：表示物资小类。

-[编码规则4]：表示物资明细。

-[编码规则5]：表示物资版本或批次等其他信息（如有需要）。

三、物资采购管理

1.采购计划制定

-各部门应根据年度工作计划、业务需求预测等，于每年[具体时间]前编制下一年度物资采购计划，并提交至物资管理部门。

-物资采购计划应详细列出物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息。对于需求不确定的物资，应注明大致的需求范围和时间区间。

-物资管理部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合公司库存情况和预算安排，编制公司年度物资采购总计划，报公司领导审批后执行。

2.采购申请

-各部门因业务发展或临时性需求，需要采购物资时，应填写《物资采购申请表》，详细说明物资名称、规格型号、数量、需求时间、用途等信息，并提交至物资管理部门。

-《物资采购申请表》应由部门负责人签字审核后，提交给物资管理部门。对于金额较大或特殊的采购申请，还需报公司领导审批。

3.采购流程

-物资管理部门收到采购申请后，根据采购物资的性质和金额大小，按照以下流程进行采购：

-小额采购（金额在[小额采购金额标准]以下）：物资管理部门在公司合格供应商名录中选择供应商进行询价、比价，确定供应商后，签订采购合同或采购订单，并跟踪采购进度和到货情况。

-大额采购（金额在[大额采购金额标准]以上）：物资管理部门组织相关部门进行招标、评标，确定中标供应商后，签订采购合同。在采购过程中，应严格按照公司招投标管理规定执行，确保采购过程的公平、公正、公开。

-采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款，确保双方权益得到保障。

4.供应商管理

-物资管理部门负责建立和维护公司合格供应商名录。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行评估和审核，定期更新合格供应商名录。

-采购人员应优先选择合格供应商名录中的供应商进行采购。对于新的供应商，应进行严格的资质审查和样品测试，确保其符合公司要求后，方可纳入合格供应商名录。

-物资管理部门定期对供应商进行评价和考核，根据评价结果调整供应商名录，对表现不佳的供应商采取警告、暂停合作、取消合作等措施。

四、物资验收管理

1.验收准备

-物资到货前，物资管理部门应通知使用部门或验收人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉物资的采购合同要求、质量标准和验收流程。

-根据物资性质和特点，准备必要的验收工具和场地，如量具、检验设备、仓库等。