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办公用品及固定资产管理制度

?一、总则

1.目的

为了加强公司办公用品及固定资产的管理，规范办公用品及固定资产的采购、使用、保管、处置等行为，提高办公用品及固定资产的使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构。

3.定义

-办公用品：指公司日常办公所需的各类物品，如文具、纸张、办公设备耗材、清洁用品等。

-固定资产：指单位价值在规定标准以上（一般为[X]元，可根据公司实际情况调整），使用年限在一年以上，并在使用过程中保持原有物质形态的资产，包括房屋及建筑物、办公设备、电子设备、运输设备等。

二、职责分工

1.行政部门

-负责制定办公用品及固定资产的管理制度，并组织实施。

-负责办公用品及固定资产的采购、验收、入库、保管、发放等日常管理工作。

-定期对办公用品及固定资产进行盘点，确保账实相符。

-负责固定资产的折旧计提、报废处置等工作。

2.使用部门

-负责提出办公用品及固定资产的需求计划。

-负责本部门办公用品及固定资产的使用、保管和维护，确保资产的安全和完整。

-配合行政部门做好固定资产的盘点工作。

3.财务部门

-负责审核办公用品及固定资产的采购预算和费用报销。

-负责固定资产的账务核算和监督管理，定期与行政部门核对账目。

三、办公用品管理

1.需求计划

-各部门应根据工作需要，定期（每月/季度）向行政部门提交办公用品需求计划，注明所需办公用品的名称、规格、数量等。

-行政部门应根据各部门的需求计划，结合库存情况，制定办公用品采购计划。

2.采购

-办公用品的采购应遵循按需采购、经济适用的原则，选择质量可靠、价格合理的供应商。

-行政部门应建立办公用品供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、产品质量、价格等情况，定期对供应商进行评估和管理。

-办公用品的采购应严格按照公司的采购流程进行，填写采购申请单，经相关领导审批后，由行政部门负责采购。

3.验收与入库

-办公用品采购回来后，行政部门应及时组织验收，检查办公用品的规格、数量、质量等是否与采购申请单一致。

-验收合格的办公用品应及时办理入库手续，填写入库单，注明办公用品的名称、规格、数量、入库日期等信息。

-入库后的办公用品应分类存放，摆放整齐，便于查找和发放。

4.发放

-行政部门应根据各部门的办公用品需求计划，定期发放办公用品。

-各部门应指定专人负责领取办公用品，并在办公用品发放登记表上签字确认。

-对于一些特殊办公用品，如贵重文具、专用设备等，行政部门应实行限量领用制度，严格控制发放数量。

5.使用与保管

-各部门应教育员工合理使用办公用品，避免浪费和损坏。

-员工应妥善保管自己领用的办公用品，如有丢失或损坏，应及时向行政部门报告。

-行政部门应定期对各部门办公用品的使用情况进行检查，发现问题及时督促整改。

6.库存管理

-行政部门应建立办公用品库存台账，详细记录办公用品的出入库情况，定期盘点库存，确保账实相符。

-对于库存积压的办公用品，行政部门应及时清理，采取降价促销、调剂使用等方式进行处理，减少库存占用资金。

四、固定资产管理

1.固定资产购置

-各部门根据工作需要，如需购置固定资产，应提前填写固定资产购置申请单，详细说明购置固定资产的名称、规格、型号、数量、用途、预算等信息，并报相关领导审批。

-财务部门应根据公司的预算安排，审核固定资产购置申请单，对符合预算的申请予以批准。

-行政部门负责固定资产的采购工作，应按照公司的采购流程选择供应商，签订采购合同，并跟踪采购进度。

2.验收与入库

-固定资产到货后，行政部门应组织相关人员进行验收，检查固定资产的规格、型号、数量、质量等是否与采购合同一致。

-验收合格的固定资产应及时办理入库手续，填写固定资产入库单，注明固定资产的名称、规格、型号、数量、入库日期、使用部门等信息。

-行政部门应建立固定资产卡片，详细记录固定资产的基本信息、使用情况、维护保养记录等，并将固定资产卡片粘贴在固定资产上。

3.领用与发放

-各部门根据实际工作需要，到行政部门办理固定资产