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关于加强视频会议管理的通知

?各部门：

随着信息技术的飞速发展，视频会议作为一种高效便捷的沟通方式，在公司日常工作中得到了广泛应用。为进一步规范视频会议管理，提高会议效率和质量，确保各项工作顺利开展，现将有关事项通知如下：

一、视频会议的组织与安排

1.会议发起

-各部门如需召开视频会议，应提前填写《视频会议申请表》（见附件1），详细说明会议主题、时间、参会人员范围、会议议程等信息，并提交至行政部门进行审核。

-行政部门负责对申请表进行审核，重点审查会议必要性、参会人员范围合理性、时间安排是否冲突等。对于不符合要求的申请，及时与申请部门沟通并提出修改意见。

2.会议准备

-申请部门应在会议召开前至少[X]小时完成视频会议设备的调试工作，确保会议设备正常运行，画面清晰、声音流畅。同时，要提前通知参会人员会议的相关信息，包括会议时间、会议平台、会议ID等。

-对于重要会议，行政部门应安排专人协助申请部门进行会议准备工作，包括检查会议设备、测试网络连接、提醒参会人员等，确保会议顺利进行。

3.会议时间安排

-视频会议应尽量安排在工作时间内进行，避免与员工的正常工作任务和休息时间冲突。

-会议时长应根据会议内容合理确定，原则上每次会议时长不宜超过[X]小时。对于内容较多的会议，应合理安排议程，确保重点突出、紧凑高效。同时，要预留适当的时间供参会人员提问和讨论。

二、视频会议的参会要求

1.按时参会

-参会人员应提前[X]分钟进入视频会议平台，确保按时参加会议。如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议组织者请假，并安排其他人员代为参会。

-会议组织者应在会议开始前对参会人员的到会情况进行检查，对于迟到或未请假缺席的人员，要做好记录，并及时向其所在部门反馈。

2.着装规范

-参会人员应注意着装规范，保持良好的精神面貌。原则上应着正装出席会议，避免穿着过于随意或奇装异服。

-在会议过程中，要保持坐姿端正，不得随意走动、躺卧或做与会议无关的事情。

3.保持安静

-会议期间，参会人员应保持安静，将手机调至静音或关机状态，避免因手机铃声或其他噪音干扰会议进行。

-如有需要发言或提问，应先举手示意，经会议主持人同意后再发言。发言时要清晰明了、简洁扼要，避免冗长和无关的发言。

4.积极参与

-参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论和交流，结合工作实际提出建设性的意见和建议。

-对于会议布置的任务和工作要求，要明确责任人和时间节点，确保按时完成。同时，要及时向会议组织者反馈工作进展情况，以便及时协调解决问题。

三、视频会议的设备与技术支持

1.设备管理

-公司配备了专门的视频会议设备，各部门应妥善使用和保管，不得擅自拆卸、改装或损坏设备。如发现设备故障，应及时通知行政部门进行维修。

-行政部门负责定期对视频会议设备进行检查和维护，确保设备性能良好、运行稳定。同时，要建立设备档案，记录设备的使用情况、维修记录等信息。

2.技术支持

-公司设立了视频会议技术支持热线[电话号码]，为参会人员提供技术咨询和帮助。参会人员在会议过程中遇到技术问题，可随时拨打技术支持热线寻求解决方案。

-对于较为复杂的技术问题，行政部门应及时联系视频会议系统供应商或专业技术人员进行处理，确保会议不受影响。同时，要对技术问题进行记录和分析，总结经验教训，不断优化视频会议系统的性能和稳定性。

四、视频会议的纪律与监督

1.会议纪律

-参会人员必须严格遵守会议纪律，不得在会议期间从事与会议无关的活动，不得泄露会议机密信息。

-对于违反会议纪律的行为，会议组织者有权进行制止，并视情节轻重给予批评教育或通报批评。对于情节严重的，将按照公司相关规定进行严肃处理。

2.监督检查

-行政部门负责对视频会议的组织和参会情况进行监督检查，定期对会议记录、参会人员到会情况等进行统计和分析。

-对于发现的问题，要及时与相关部门沟通协调，督促其整改落实。同时，要将监督检查结果纳入部门绩效考核体系，作为评价部门工作的重要依据之一。

五、视频会议的记录与归档

1.会议记录

-每次视频会议均应安排专人负责记录，记录内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点、决议事项等。

-会议记录应真实、准确、完整，确保能够反映会