文件保管情况统计表.docVIP

文件保管情况统计表

文件类别

文件名称

保管部门

保管人员

保管期限

入库时间

复查时间

备注

合同类

文档类

档案类

其他

总计

表格说明：

文件类别：根据文件类型进行分类，如合同类、文档类、档案类等。

文件名称：具体文件名称或编号。

保管部门：负责保管该文件的部门名称。

保管人员：具体负责保管该文件的人员姓名。

保管期限：文件应当保管的期限，可按年、月、天等计算。

入库时间：文件入库的具体日期。

复查时间：定期对文件进行复查的日期。

备注：对文件保管过程中需要注意的特殊事项或其他说明。

总计：表格底部可添加总计行，用于统计各类文件的数量。

文件编号

文件名称

文件类型

保管状态

保管期限

保管人

归档日期

备注

001

财务年度报告

财务报表

已归档

10年无

002

项目合同书

合同

在库

5年

签字副本

003

公司章程

公司文件

已归档

永久无

004

员工手册

人事文件

在库

3年

赵六

更新版本

005

研发项目报告

技术文件

已归档

7年

钱七无

表格说明：

文件编号：每个文件的唯一标识符。

文件名称：文件的正式名称。

文件类型：文件的分类，如财务报表、合同、公司文件等。

保管状态：文件当前的保管状态，如已归档、在库等。

保管期限：文件应保留的时间长度。

保管人：负责保管该文件的人员姓名。

归档日期：文件归档的具体日期，对于仍在库中的文件此栏留空。

备注：关于文件的特殊信息或注意事项，如版本更新、签名副本等。

文件编码

文件名称

文件类别

保管部门

保管人

保管地点

保管状态

保密级别

有效期限

最后检查日期市场营销计划

经营管理

市场部

王小强

档案室柜A3

完好

内部

1年20230302

人力资源报表

人力资源

人资部

刘小红

档案室柜B2

完好

内部

2年20230303

产品质量检验报告

生产安全

质检部

张大明

检测室柜C1

完好

内部

3年20230304

项目执行记录

项目管理

项目部

李大力

档案室柜D4

完好

内部

4年20230305

法律文件汇总

法律事务

法务部

陈小华

档案室柜E5

完好

内部/外

5年表格说明：

文件编码：用于标识和管理每个文件的唯一编号。

文件名称：文件的正式名称。

文件类别：文件的类别或所属领域，如经营管理、人力资源、生产安全等。

保管部门：负责保管该文件的部门名称。

保管人：负责该文件保管的具体人员姓名。

保管地点：文件存储的具体位置，如档案室柜A3。

保管状态：文件的当前状态，如完好、遗失、损坏等。

保密级别：文件信息的保密程度，如内部、内部/外等。

有效期限：文件应保留的有效时间。

最后检查日期：最后一次对文件进行物理检查或审查的日期。