电子合同签署流程表.docVIP

电子合同签署流程表

序号

流程步骤

操作内容

负责部门

审核状态

备注

1

合同创建

创建电子合同模板，录入合同基本信息

法务部

未审核

2

合同审核

审核合同内容，保证合同条款合法有效

法务部

审核中

3

发送合同

通过邮件或平台向对方发送电子合同

合同管理员

已发送

4

签署请求

收到合同后，签署请求并发送给签署方

签署方

等待签署

5

签署合同

签署方登录平台进行电子签名

签署方

签署中

6

审核签署

合同管理员审核签署状态

合同管理员

审核通过

7

合同生效

合同管理员确认合同生效，合同副本

合同管理员

已生效

8

归档合同

将合同电子版存档至合同管理系统

合同管理员

已归档

9

合同履行

根据合同条款进行后续业务操作

相关部门

10

合同终止

合同履行完毕或终止条件满足时，终止合同

合同管理员

已终止

步骤

操作

责任部门

时间节点

状态

备注

1.合同准备

设计合同模板，填写合同基本信息

法务部门

1个工作日内

待定

包括合同条款、双方信息等

2.合同审查

审查合同条款，保证合法性

法务部门

2个工作日内

待审核

审查合同条款是否符合法律法规

3.发送合同

将合同发送至对方邮箱或平台

合同管理部门

审查后立即

待签署

保证接收方能够及时收到

4.签署请求

接收方查看合同，准备签署

接收方

收到后立即

待签署

确认无误后进行下一步

5.签署合同

使用数字证书或密码进行电子签名

双方

签署后立即

已签署

可使用第三方平台进行签署

6.合同备案

将签署后的合同存档至电子合同管理系统

合同管理部门

签署后1个工作日内

已备案

保证合同可追溯和查询

7.合同履行监控

跟踪合同履行进度，保证双方履行义务

项目管理部门

合同生效后

进行中

定期汇报履行情况

8.合同变更

如有变更需求，重新进行审核和签署流程

法务部门

变更提出后立即

待变更

需双方协商一致

9.合同终止

出现终止条件时，进行合同终止流程

合同管理部门

终止条件满足后立即

已终止

包括解除合同和合同解除后的善后处理

10.档案管理

将合同及其附件存档，进行长期保存

信息管理部门

合同终止后

已存档

遵循档案管理相关规定

步骤

流程

执行部门

执行时间

状态

备注

1

合同创建

合同管理

立即

待创建

输入合同内容，包括双方信息

2

合同预览

合同管理

创建后

待审核

检查合同格式和条款

3

审核合同

法务审核

24小时内

待审核

法律合规性审核

4

电子签名请求

合同管理

审核通过

待签署

签名发送给签署方

5

签署方接收

签署方

收到后

待签署

核实合同信息，准备签署

6

签署合同

签署方

核实后立即

已签署

使用数字证书进行电子签名

7

自动存档

系统自动

签署后

已存档

合同自动保存至数据库

8

验证合同

系统自动

存档后

已验证

验证签名有效性，保证合同有效性

9

合同通知

合同管理

系统自动

已通知

系统通知相关方合同已签署

10

合同履行

各相关部门

根据合同约定

进行中

按照合同条款执行各项义务

11

合同续签/变更

合同管理

根据需求

待执行

对合同进行续签或修改

12

合同终止

合同管理

合同到期或触发终止条件

待终止

根据条款执行合同终止程序

13

终止后处理

合同管理

终止后

已处理

处理合同终止后的后续事宜

14

档案归档

信息管理

终止后

已归档

合同及其附件归档保存