《行政助理培训》课件.pptVIP

行政助理培训提升行政专业技能，成为组织高效运转的核心支持力量

课程概述1培训目标掌握行政工作核心技能2课程结构十二个模块循序渐进3预期收获成为高效专业行政人才

第一部分：行政助理的角色与职责1战略支持辅助决策2沟通桥梁内外联络3行政管理日常运营

行政助理的定义什么是行政助理提供行政支持的专业人员组织中的地位部门运转的润滑剂

行政助理的主要职责日常行政工作安排日程，接听电话信息管理收发邮件，整理数据会议安排准备会议，记录会议文件处理起草文件，分类归档

行政助理的核心技能组织能力多任务协调与规划沟通技巧清晰表达与倾听时间管理优先级设定与执行问题解决能力分析与应变能力

行政助理的职业发展路径1高级管理助理决策层直接支持2行政主管团队管理与培训3行政专员专项工作负责

第二部分：办公室管理基础空间管理办公布局优化1设备维护确保正常运转2资源调配高效利用资源3环境营造创造良好氛围4

办公室布局与环境管理办公空间规划人体工学设计环境维护整洁舒适工作区氛围营造绿植装饰点缀

办公设备管理了解设备功能，掌握基本维护，建立使用规范

办公用品管理需求收集定期统计需求采购计划比价与预算控制入库管理分类存放记录发放使用登记与跟踪

文件管理系统电子文档管理分类存储，权限设置纸质文档归档标签系统，检索方便

会议管理1会前准备议程制定，物料准备2会中服务记录要点，控制时间3会后跟进纪要发送，任务跟踪

第三部分：专业技能提升专业知识行业与公司了解技术能力软件与工具应用软技能沟通与人际关系思维方式创新与解决问题

时间管理技巧1优先级设定重要且紧急任务优先2任务分解大任务拆分为小步骤3时间块工作法集中精力单一任务

沟通技巧有效倾听全神贯注理解对方1清晰表达简洁明了传达信息2反馈确认确保信息正确理解3非语言沟通注意肢体语言表情4

商务礼仪办公室礼仪着装得体，举止大方接待礼仪热情专业，照顾周到电话礼仪语气亲切，表达清晰

压力管理压力源识别找出压力根源缓解技巧深呼吸，短暂休息工作生活平衡设立界限，适当放松

团队协作角色认知明确自身定位与责任协作技巧主动沟通，资源共享冲突处理理性对话，寻求共识

第四部分：信息技术应用掌握现代办公工具，提高工作效率，确保信息安全

MicrosoftOffice应用Word高级功能模板创建，格式控制Excel数据处理公式函数，数据分析PowerPoint演示专业设计，动画效果

数据库管理基础1数据录入标准格式，避免错误2数据检索快速查找，筛选功能3报表生成数据可视化，定期更新

网络协作工具项目管理软件任务分配，进度跟踪视频会议工具远程沟通，屏幕共享云存储应用文件共享，随时访问

信息安全意识密码管理复杂密码，定期更换数据备份重要文件多重保存隐私保护敏感信息谨慎处理

第五部分：行政写作1创意表达方案与提案2专业沟通报告与纪要3日常交流邮件与通知

商务邮件写作1邮件格式清晰主题，合适称呼2常用表达礼貌用语，专业术语3邮件礼仪回复及时，措辞得体

报告撰写报告结构摘要，正文，结论数据呈现图表可视化，清晰解读语言表达客观准确，逻辑清晰

会议纪要要素内容要点基本信息时间、地点、参与者讨论内容关键议题、主要观点决策事项达成的共识、决议行动计划任务分配、截止日期

公文写作公文类型通知、报告、请示公文格式标题、正文、落款行文规范用语严谨，结构完整

第六部分：财务基础知识预算管理规划与控制报销处理单据与流程合同管理审核与归档

预算管理预算编制收集需求，合理分配1预算执行支出控制，记录跟踪2预算分析差异比对，原因分析3预算调整及时修正，优化配置4

报销处理1单据收集完整原始凭证2表单填写准确金额，明确用途3审核确认符合规定，签字盖章4支付记录入账登记，存档保管

合同管理合同类型采购，服务，租赁合同审核条款检查，风险评估合同归档编号系统，分类保存

第七部分：人力资源协助人才引进招聘与入职日常管理考勤与档案能力发展培训与评估

招聘协助招聘信息发布渠道选择，内容撰写简历筛选初步筛选，整理分类面试安排时间协调，场地准备

入职管理入职准备工位准备，系统设置入职培训协助环境介绍，流程讲解文件收集证件复印，表格填写

考勤管理考勤制度规则熟悉，政策宣导考勤记录数据收集，表格整理异常处理缺勤跟进，请假管理

培训管理需求收集问卷调查，访谈了解1培训计划内容设计，讲师邀请2活动组织场地安排，物料准备3效果评估反馈收集，改进建议4

第八部分：客户服务1客户忠诚长期关系维护2客户满意期望与体验匹配3客户基础专业礼貌服务

接待技巧1来访者接待主动问候，引导就座2VIP客户服务提前准备，特殊安排3紧急情况处理冷静应对，及时报告

电话应答电话礼仪标准问候语，专业语调信息传递准确记录，及时转达投诉处理耐心倾听，积极解决

客户关系维护客户信息管理建立档案，及时更新定期沟通节日问候，信息分享满意