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建筑行业合同管理内部控制流程

一、制定目的及范围

为提升建筑行业合同管理的效率和规范性，确保合同履行过程中的风险控制和利益保障，特制定本内部控制流程。本流程适用于建筑项目合同的起草、审核、签署、履行及变更等环节，旨在为公司各部门提供清晰、可执行的指导。

二、合同管理原则

合同管理应遵循合法性、合规性、公正性和透明性原则。所有合同内容需符合国家法律法规及行业标准，确保合同条款公正合理，并在合同履行过程中保持信息的透明与沟通的畅通。

三、合同管理流程

1.合同起草阶段

1.1需求确认：项目负责人根据项目需求，明确合同类型（如施工合同、分包合同等）及主要条款。

1.2模板选择：根据合同类型选择相应的合同模板，确保模板符合公司标准及法律要求。

1.3信息收集：收集与合同相关的所有信息，如项目预算、技术要求、工期安排等，确保合同内容的完整性。

1.4合同草拟：由项目负责人或专人负责，根据收集的信息填写合同草稿，确保条款清晰、逻辑严谨。

2.合同审核阶段

2.1初步审核：由项目经理对合同草稿进行初步审核，检查内容的完整性及合规性。

2.2法务审核：将初步审核通过的合同草稿提交法务部进行法律审核，确保合同条款不违反相关法律法规。

2.3财务审核：合同审核通过后，需提交财务部审核，确保合同金额及付款条件合理，符合公司财务管理规定。

3.合同签署阶段

3.1签署准备：审核通过后，准备合同签署所需的相关文件及附件，如身份证明、公司章程等。

3.2签署流程：合同需由项目负责人、法务代表及公司授权代表进行签署，确保合同的法律效力。

3.3合同备案：签署完成后，合同需进行备案，存档至公司合同管理系统，确保信息可追溯。

4.合同履行阶段

4.1履行计划：项目负责人需制定详细的合同履行计划，包括进度安排、质量标准和安全要求。

4.2跟踪管理：在合同履行过程中，项目负责人需定期对合同执行情况进行跟踪，确保各项条款得到落实。

4.3沟通协调：与合同各方保持密切沟通，及时解决履行中出现的问题，防止违约情况发生。

5.合同变更与终止

5.1变更申请：如需对合同内容进行变更，项目负责人需提出书面申请，说明变更原因及影响。

5.2审核与批准：合同变更申请需经过法务部及财务部的审核，确保变更合法合规，签署后进行备案。

5.3终止条件：如需终止合同，需依据合同条款及法律规定进行，相关部门需进行充分评估并提出终止申请。

四、备案与档案管理

所有合同及相关文件在履行完毕后，应及时进行归档。合同管理系统应记录合同的签署、履行、变更及终止等全过程，确保信息的完整性及可查询性。

五、合同管理纪律

1.合同管理人员职责：负责起草、审核、签署及履行合同的人员需具备相关法律知识，确保合同管理的专业性。

2.信息保密要求：与合同相关的所有信息需严格保密，未经授权不得泄露，违者将受到相应处理。

六、反馈与改进机制

在合同管理流程实施过程中，应定期收集各部门的反馈意见，针对流程中存在的问题进行分析和调整，确保管理流程的持续优化。

通过以上流程的制定与实施，建筑行业合同管理将变得更加高效、规范，确保项目的顺利推进与风险的有效控制。各部门应积极配合，确保流程的顺畅执行，推动公司整体管理水平的提升。