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公司档案管理和保密办法

TOC\o1-2\h\u5588第一章总则 1

109001.1目的与依据 1

295931.2适用范围 1

2796第二章档案管理机构与职责 2

54362.1档案管理部门设置 2

202632.2档案管理人员职责 2

31169第三章档案分类与编号 2

20643.1档案分类标准 2

115843.2档案编号规则 2

7689第四章档案的收集与归档 2

308614.1档案收集范围 2

144824.2档案归档流程 3

18243第五章档案的保管与利用 3

139895.1档案保管要求 3

161425.2档案利用规定 3

26454第六章档案的销毁 3

67616.1档案销毁条件 3

276766.2档案销毁程序 3

10798第七章保密制度 4

150167.1保密范围与等级 4

155187.2保密措施 4

8762第八章监督与处罚 4

240268.1监督机制 4

63528.2违规处罚规定 4

第一章总则

1.1目的与依据

为了加强公司档案管理，保证档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本办法。本办法旨在规范公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各项工作，提高档案管理水平，为公司的发展提供有力的支持。

1.2适用范围

本办法适用于公司及所属各单位的档案管理工作。包括各类文件、资料、合同、报表、图像、音频等各种形式的档案。涵盖公司的行政管理、生产经营、技术研发、财务管理等各个方面的档案管理活动。

第二章档案管理机构与职责

2.1档案管理部门设置

公司设立专门的档案管理部门，负责统筹、协调、指导和监督公司的档案管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，具备相应的档案管理知识和技能。各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，与档案管理部门进行协调和对接。

2.2档案管理人员职责

档案管理人员应认真履行职责，包括但不限于：负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作；保证档案的完整性和准确性，对档案进行分类、编号和登记；严格遵守档案管理的各项规章制度，做好档案的保密工作；按照规定的流程和要求，办理档案的查阅、借阅和归还手续；定期对档案进行检查和维护，保证档案的安全和完好；对到期档案进行鉴定和处理，按照规定的程序进行销毁或续存。

第三章档案分类与编号

3.1档案分类标准

根据公司的业务特点和管理需求，将档案分为行政管理类、生产经营类、技术研发类、财务管理类等若干大类。每个大类下再根据具体的内容和性质进行细分，如行政管理类档案可分为公文管理、会议记录、人事档案等小类。分类标准应明确、具体，便于操作和管理。

3.2档案编号规则

采用统一的档案编号规则，保证档案编号的唯一性和规范性。编号规则应包括档案的分类代码、年度、流水号等信息。例如，行政管理类档案的编号可以为“XZ2023001”，其中“XZ”表示行政管理类，“2023”表示年度，“001”表示流水号。通过编号规则，可以快速准确地查找和识别档案。

第四章档案的收集与归档

4.1档案收集范围

档案收集的范围包括公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、合同、报表、图像、音频等。具体包括公司的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、合同协议、财务报表、技术文件、客户资料等。同时还应包括与公司业务相关的外部文件，如部门的文件、行业协会的资料等。

4.2档案归档流程

档案归档应按照一定的流程进行。各部门的档案管理人员应将本部门的档案进行整理和初步审核，保证档案的完整性和准确性。将整理好的档案提交给档案管理部门进行审核和验收。档案管理部门对档案进行审核，如发觉问题应及时反馈给相关部门进行整改。审核通过后，档案管理部门对档案进行分类、编号和登记，并将其存入档案库中。

第五章档案的保管与利用

5.1档案保管要求

档案保管应具备良好的保管条件，包括档案库房的建设、设备的配置等。档案库房应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等，保证档案的安全。档案设备应包括档案柜、档案架、除湿机、灭火器等。同时应建立档案保管制度，明确档案的保管责任和保管期限。

5.2档案利用规定

档案的利用应遵循一定的规定和流程。公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，向档案管理部门提出申请。档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案查阅服务。如需借阅档案，应办理借阅手续，并在规定的时间内归还。外部单位查阅档案时，需经公司领导批准，并按照规定办理相关手续。

第六章档案的销毁