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股份制企业合同管理文书制作指南

一、合同签订前的准备工作

1.1合同主体的确定

在股份制企业中，确定合同主体。首先要明确合同的双方或多方，包括企业本身以及与之交易的对方。对于企业内部，要确定代表企业签订合同的授权人员，避免出现无权代理的情况。同时要对对方的主体资格进行严格审查，包括其营业执照、法定代表人身份证明等文件，保证对方是合法的民事主体，具备履行合同的能力。例如，在与供应商签订采购合同前，要核实供应商的营业执照是否在有效期内，是否有相关的生产经营许可，以防止与不具备资质的主体签订合同而带来的风险。

1.2合同条款的初步拟定

合同条款的拟定需要全面、准确地反映双方的权利和义务。在初步拟定时，要考虑到交易的具体内容、方式、期限等因素。对于一些常见的条款，如价格、质量标准、交货时间等，要明确具体的数值或标准，避免模糊不清。同时要注意合同条款的逻辑性和连贯性，避免出现条款之间相互矛盾的情况。比如，在销售合同中，要明确规定产品的质量标准，包括外观、功能等方面的要求，以及质量检验的时间和方法。

1.3相关法律文件的收集

在签订合同前，要收集与合同相关的法律文件，如合同法、公司法、行业法规等。这些法律文件可以为合同的签订提供法律依据，帮助企业避免法律风险。同时要对收集到的法律文件进行认真研究，理解其中的规定和要求，保证合同的签订符合法律规定。例如，在签订股权转让合同前，要收集公司法中关于股权转让的相关规定，了解股权转让的程序、条件等要求，以保证合同的合法性。

1.4市场调研与风险评估

除了法律方面的准备，还需要进行市场调研和风险评估。了解市场行情、竞争对手情况等，有助于企业在合同中争取更有利的条款。同时要对合同可能面临的风险进行评估，如市场风险、信用风险等，并制定相应的风险应对措施。比如，在签订国际货物买卖合同前，要对国际市场的汇率波动、政治局势等因素进行调研，评估可能面临的风险，并在合同中约定相应的汇率调整条款或不可抗力条款。

二、合同的签订流程

2.1合同文本的审核

合同文本的审核是保证合同质量的重要环节。审核人员要对合同的条款进行仔细审查，包括合同的主体、标的、价格、质量、交货时间、付款方式等方面。要检查合同条款是否完整、准确，是否存在歧义或漏洞。同时要注意合同条款与相关法律法规的一致性，避免出现违法的情况。例如，在审核合同时要检查合同中关于违约责任的约定是否符合法律规定，是否过于苛刻或不合理。

2.2签字盖章的规范

签字盖章是合同生效的重要标志。在签字盖章时，要保证签字人的身份合法有效，签字人的签字要与授权委托书上的签字一致。盖章时要使用企业的公章或合同专用章，避免使用个人章或其他不符合规定的印章。同时要注意签字盖章的时间和地点，保证签字盖章的过程合法合规。例如，在签订合同时要要求对方在合同上签字盖章，并保留签字盖章的原件或复印件，以备日后查阅。

2.3合同的备案与存档

合同签订后，要及时进行备案和存档。备案可以将合同的相关信息上报给有关部门，便于监管和管理。存档则是为了企业内部管理的需要，将合同的原件或复印件进行妥善保管，以备日后查阅和使用。在备案和存档时，要按照规定的程序和要求进行，保证合同的备案和存档工作规范有序。例如，要将合同的备案号、签订日期、双方当事人等信息进行登记备案，并将合同的原件或复印件放入专门的合同档案中进行保管。

三、合同的履行与监督

3.1合同履行的跟踪与协调

合同签订后，要对合同的履行进行跟踪和协调。及时了解合同履行的进展情况，协调双方之间的关系，解决合同履行过程中出现的问题。例如，在采购合同中，要定期与供应商沟通，了解货物的生产进度和交货时间，及时协调解决可能出现的交货延迟等问题。

3.2履行过程中的变更与调整

在合同履行过程中，可能会出现一些需要变更或调整的情况。如因市场变化导致价格调整、因不可抗力导致交货时间延期等。此时，要按照合同约定的变更和调整程序进行处理，保证变更和调整的合法性和有效性。例如，在价格调整方面，要根据合同中约定的价格调整机制，及时收集相关市场数据，提出价格调整的申请，并经双方协商一致后进行调整。

3.3违约情况的处理与追责

如果出现违约情况，要及时采取措施进行处理和追责。要根据合同中约定的违约责任条款，要求违约方承担相应的违约责任，如支付违约金、赔偿损失等。同时要保留好相关的证据，以便在需要时进行维权。例如，在销售合同中，如果买方未按时支付货款，卖方可以根据合同约定向买方发出催款通知，并保留好催款通知的记录和相关的交易凭证，如发货单、发票等，以备日后向法院提起诉讼。

四、合同的变更与解除

4.1变更合同的条件与程序

变更合同需要满足一定的条件，并按照规定的程序进行。一般来说，变更合同需要双方协商一致，并签订书面的变更协议。变更协议要明确变更的内容