商务文秘-时间管理.pptVIP

每个人每天都有非常多的事情要做，时间管理的基本步骤之一是确定事务的优先序；同时，职场实践证明，会设定优先次序是获得快速晋升的一个主要秘诀。时间应如何运用才最有价值？一个重要观念是要做“对”和重要的事情，而不是把事情作对。一般人的习惯是不管所做的事情是否正确，只知一味地去做，这样是不对的。惟有努力去做“对”的事情才会有高效能，要有勇敢的特质，拒绝不重要的事，来者不拒是不好的。设定优先次序根据柏拉度80/20定律，在日常工作中，一定有20%的事情足以决定你80%的成就。要设定优先顺序，将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类。一般人每天习惯于应付很多紧急且重要的事，但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事，整天不知在忙什么。其实最重要的是要去做重要但是看起来不紧急的事，例如读书、进修等，若你不优先去做，则你人生远大的目标将不易达成。设定优先次序，可将事情区分为五类：A=必须做的事情；B=应该做的事情；C=量力而为的事情；D=可以委托别人去做的事情；E=应该删除的工作。最好大部分的时间都在做A类及B类的事。成功的关键在于善于规划，在规划制定后有毅力、耐心地持续工作，直到完成。规划能减轻工作压力，而且只要你花1分钟时间规划，便可节省4分钟的执行时间。规划的目的在于有效利用内在及外在的巅峰时刻——内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段。规划什么呢？有组织的档案系统、列出工作清单等事务性的工作。在规划时要考虑到百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出所预定时间的30%以上。规划与组织文件处理流程（1）投掷：将不用的资料丢掉；（2）转手：将资料转交别人去做；（3）行动：重要的事情一定要马上去做；（4）归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80%-90%的归档案系统，所发过一段时间就要整理档案并将不需要的档案丢掉。保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，凡事若能预做准备，才能有效地掌握时间。010201工作中断时，要有“回去工作”的驱动力。4要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只做一半而无结果。5一般人只用50%的能力工作，一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律。1用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间来做重要的事。2要有坚忍的毅力，一气呵成，一次处理完成，才不会浪费时间。3维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高。6提高“生产力”当你在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的专案管理（组织和执行能力）将是成功的关键。其内容包括：规划和组织：事先一定要有很好的规划及组织，列出完整的工作清单。定义理想的结果：譬如你希望届时会有经理、主管等人莅临的热闹场面。设定完成期限：任何事情一定要设定一个期限来完成它。判定限制的步骤：看看哪些事情影响结果，想办法解决。指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要指派给别人。有效的专案管理检核：当事情指派给别人时，一定要记得做检核的工作，检视对方是否依照自己的理想去做。风险预估和替代方案：要评估风险，若失败的话是否有其他方案可以替代。在以时间为标杆的工作管理中，你需要时刻提醒自己，参照以下两个定律。12345崔西定律：任何工作的困难与其执行步骤的数目平方成正比。例如完成一件工作有3个招待步骤，则此工作的困难是9，而完成另一工作有5个招待步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。墨非定律：凡是可能出错的都会出错，每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；不论你估算多少时间，计划的完成都会超出期限；不论你估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；你做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。工作时间中有75%的时间是花在与人沟通上，在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系。在职业生活中您是否成功，85%决定于你如何有效地与别人沟通，每一次沟通的破裂，都发生于意见表达不明确。在与上司交流时，首先要弄清楚自己要去沟通什么，想让上司理解什么，希望得到什么支持？在与同事交流时切记你的目标在于协同完成任务，不要迷失方向，掉入为沟通而沟通的陷阱。在工作中，每个人都有分内的事情要做，但是碍于情面，很多人会禁不住同事的纠缠，好心接过本不属于自己的事情，结果是捡了芝麻丢了西瓜，连自己的事情也办不好。因此，适当地说“不”拒绝不合理的要求，是保持你高效工作的必要技能。沟通与说“不”直接分析法：直接向对方陈述拒绝对方的客观理由，包