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大型公司采购管理制度及操作流程

??一、总则

1.目的

为了规范公司采购管理工作，确保采购活动的合法性、合理性、高效性，满足公司生产经营需要，降低采购成本，特制定本制度及操作流程。

2.适用范围

本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。

3.基本原则

按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求进行采购，避免盲目采购和积压库存。

质量优先原则：确保所采购物资和服务的质量符合公司要求和相关标准。

成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。

公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。

廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，严禁收受供应商贿赂或其他不正当利益。

二、采购组织与职责

1.采购部门

负责公司采购管理制度的制定、执行和监督。

编制采购计划，根据各部门需求，结合库存情况，合理安排采购任务。

组织采购活动，包括供应商选择、询价、比价、议价、合同签订等。

负责采购物资和服务的质量控制，协调解决采购过程中的质量问题。

跟踪采购合同执行情况，确保按时、按质、按量到货，并办理相关验收、付款手续。

建立和维护供应商档案，评估供应商绩效，定期进行供应商清理和优化。

2.需求部门

根据公司生产经营计划和实际工作需要，提出准确、详细的采购需求。

参与采购项目的技术要求制定、供应商选择、验收等工作，提供必要的技术支持和业务指导。

负责采购物资和服务的试用、使用反馈，及时提出改进意见和建议。

3.财务部门

负责采购资金的预算管理和支付审核，确保采购资金的合理使用和安全。

参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关，保障公司利益。

负责采购成本的核算和分析，提供相关财务数据支持。

4.质量部门

制定采购物资和服务的质量检验标准和验收流程。

参与采购合同的质量条款审核，对采购物资和服务进行质量检验和验收，确保符合质量要求。

负责处理采购过程中的质量纠纷，对不合格品提出处理意见。

三、采购计划管理

1.采购计划的编制依据

公司年度生产经营计划、销售预测、库存状况等。

各部门提交的采购申请，包括物资需求清单、规格型号、数量、预计到货时间等。

市场供应情况、价格走势、新产品研发进度等外部因素。

2.采购计划的分类与编制

年度采购计划：每年末，采购部门根据公司年度生产经营计划和各部门需求预测，编制下一年度的采购计划，明确采购物资和服务的种类、数量、预算金额等，并报公司管理层审批。

月度采购计划：每月末，采购部门根据年度采购计划和当月生产经营实际情况，对下月采购需求进行细化和调整，编制月度采购计划，经部门负责人审核后执行。

临时采购计划：因生产经营突发情况、紧急订单或其他特殊原因需要临时采购的物资和服务，由需求部门填写临时采购申请表，说明采购原因、物资或服务名称、规格型号、数量、紧急程度等，经部门负责人审批后提交采购部门，采购部门根据情况及时安排采购。

3.采购计划的调整

采购计划一经批准，应严格执行。如因市场变化、生产计划调整、设计变更等原因需要调整采购计划，需求部门应填写采购计划调整申请表，详细说明调整原因、调整内容等，经相关部门审核和公司管理层批准后，采购部门及时对采购计划进行调整。

四、供应商管理

1.供应商的选择与评估

供应商选择标准：具有合法经营资质，信誉良好，产品质量可靠，价格合理，交货及时，售后服务完善，具备一定的生产规模和经济实力。

供应商开发渠道：通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等方式收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。

供应商评估流程：采购部门对潜在供应商进行初步筛选，向符合基本条件的供应商发放《供应商调查表》，要求其提供公司简介、营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩证明等相关资料。采购部门会同质量、技术、财务等部门对供应商进行实地考察和综合评估，填写《供应商评估报告》，根据评估结果确定合格供应商名单，报公司管理层审批。

2.供应商档案管理

采购部门负责建立和维护供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史、交易记录等内容。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。

3.供应商绩效评估

评估指标：包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。

评估周期：每季度对供应商进行一次绩效评估，特殊情况可随时进行评估。

评估方法：采购部门根据日常采购记录、质量检验报告、客户反馈等资料，对供应商的各项指标进行量化评分，填写《供应商绩效评估表》。根据评估结果，