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文档资料管理策略与实施办法

一、文档资料管理制度及实施措施

1.文档资料管理制度

（1）文档资料管理制度

1）项目部员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

2）凡是项目部在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表簿册、照片以及与本项目生产经营活动相关的上级公文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

3）综合部要做好项目部员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

4）文件资料档案的保管、查阅：

所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

5）项目部内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请项目部领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须经项目部领导批准后，方可查阅；项目部所有档案一律不允许外借。

6）对于项目部机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

（2）文档资料实施措施

1）由项目部综合部负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单，所有施工图的持有人应对图纸的修改，变更及时标识。

2）所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记。

3）文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签字。

4）在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。

5）当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放部门应将原破损文件收回处理。

6）文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，在补领申请时必须作出书面说明，文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号，并注明作废。

7）在用有效文件控制清单项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》，项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》，以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。

8）文件和资料的更改

当文件和资料需要更改时，应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》，说明更改的理由依据和更改内容，如更改涉及其他部门时，应重新会审。

文件更改原则上应由原审批人审批，当原审批人不在或需指定其他人员审批时，则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。

经更改审批的文件，由审批人填写《文件和资料更改通知单》，并发至有关部门。

文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令，直接在文件的相应处进行更改，但应确保内容的正确、清晰，并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件，并做好发放登记。

文件更改后，文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。文件更改应做好记录和标识。

9）作废的文件应加盖“作废”印章，已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。

10）文件和资料的保管

文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料，防止丢失、损坏，若损坏丢失应向主管领导报告，批准后办理。

文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理。

文件管理人员在调离岗位或存档时，必须移交全部文件，并做好文件移交记录。

11）文件和资料的使用控制

文件和资料需要时，由需要人填写《文件和资料复印审批表》，应经主管部门或部门负责人批准，规定复印的份数、编号，发放应做好记录和登记。需要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》，经文件管理部门负责人批准后方可借阅，借阅后必须及时归还，文件一般情况下不外借，如确需外借，需经主管领导批准。

12）记录文件和资料发放登记表文件和资料收到登记表文件和资料更改申请表文件和资料更改通知单文件和资料复印审批表文件和资料存档（移交）记录文件和资料补领审批表有效文件控制清单文件和资料借阅申请单。

2.管理职责

（1）合同管理部门负责在签订的《建设工程施工合同》中明确建筑工程施工资料的套（份）数、费用、移交时间，并负责指导、协助和检查招投标及合同文件资料的收集、归档与移交。

（2）技术中心负责指导、协助和检查建筑工程施工资料形成过程中的填写、编制、收集、整理和组卷；负责对施工资料档案进行预验收，并统一指导和监督归档的施工资料的移交。

（3）办公室负责指导、检查和接收竣工工程的建筑工程施工资料的移交、归档，并负责施工资料档案保管、借阅与利用。

（4）工程管理部/总承包项目管理部负责指导、协助和检查联营/直营建筑工程施工进度、物资、质量验收及施工管理资料形成过程中的填写、编制、收集、整理和组卷。

（5）造价管