收方管理办法.docx

收方管理办法

??一、总则

1.目的

为加强公司收方管理工作，规范收方流程，确保收方数据的准确性、及时性和完整性，保障公司与客户之间的权益，特制定本管理办法。

2.适用范围

本办法适用于公司涉及收方业务的所有项目和活动，包括但不限于工程建设、物资采购、服务提供等领域。

3.基本原则

依法合规原则：收方工作应严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司内部规章制度。

公平公正原则：对待所有收方业务应秉持公平公正的态度，确保各方权益得到合理保障。

准确及时原则：收方数据应准确无误，并在规定时间内完成收集、整理和传递。

责任明确原则：明确各环节人员的职责，确保收方工作有序进行，出现问题能够及时追溯责任。

二、收方流程

1.收方准备

项目启动：项目负责人在项目启动阶段，应组织相关人员对项目收方工作进行规划，明确收方的范围、标准、频率以及参与人员等事项。

资料准备：收集与项目相关的各类资料，如合同文件、施工图纸、技术规范、工程量清单等，为收方工作提供依据。

人员培训：对参与收方工作的人员进行培训，使其熟悉收方流程、标准和方法，掌握相关测量工具和记录表格的使用。

2.现场收方

通知相关方：根据收方计划，提前通知施工单位、供应商或服务提供方等相关方，明确收方的时间、地点和内容。

现场勘查：收方人员到达现场后，对收方对象进行实地勘查，包括工程进度、质量状况、物资数量及规格等，按照既定标准进行测量、清点和记录。

数据记录：现场收方人员应使用统一规范的记录表格，详细记录收方数据，包括收方日期、地点、项目名称、规格型号、数量、质量情况等信息，确保数据真实、准确、完整。记录过程中如有疑问或争议，应及时与相关方沟通核实。

拍照留存：对于重要的收方现场和关键数据，收方人员应进行拍照留存，作为收方资料的补充，以便日后查阅和核对。照片应清晰显示收方对象的全貌、特征以及相关数据标识。

3.数据审核

初步审核：现场收方完成后，收方人员应及时对记录的数据进行初步审核，检查数据的准确性和完整性。如发现问题，应立即返回现场进行核实和修正。

交叉审核：收方数据由项目负责人组织相关专业人员进行交叉审核。审核人员应根据项目要求、合同约定以及行业标准，对收方数据的合理性、合规性进行审查。对于审核中发现的问题，应与收方人员沟通，共同查找原因并提出解决方案。

终审：经过初步审核和交叉审核后的收方数据，报公司管理层进行终审。公司管理层根据项目整体情况和战略目标，对收方数据进行最终审定，确保收方结果符合公司利益和要求。

4.结果确认

与相关方沟通：收方数据审核通过后，项目负责人应及时与施工单位、供应商或服务提供方等相关方进行沟通，通报收方结果。如双方对收方结果无异议，应在收方记录上签字确认。

争议处理：若相关方对收方结果存在异议，应在规定时间内提出书面意见，并提供相关证据。项目负责人组织相关人员对争议问题进行调查和协商，根据协商结果调整收方数据或采取其他解决措施。如协商无果，可通过合同约定的争议解决方式处理，如仲裁或诉讼。

5.资料归档

整理收方资料：收方工作完成后，收方人员应及时对收方过程中产生的各类资料进行整理，包括收方记录表格、照片、审核意见、沟通记录等。确保资料齐全、有序，便于查阅和保管。

分类归档：按照公司档案管理规定，对整理好的收方资料进行分类归档。归档资料应注明项目名称、收方日期、类别等信息，以便快速检索和查找。

长期保存：收方资料作为公司项目管理的重要文件，应进行长期保存。保存期限根据项目性质和相关法规要求确定，确保在需要时能够提供完整准确的收方依据。

三、收方人员职责

1.项目负责人

全面负责项目收方工作的组织、协调和管理。制定收方计划，明确收方目标、范围、流程和参与人员职责。

组织收方人员进行培训，确保其熟悉收方标准和方法。对收方过程进行监督，及时解决收方过程中出现的问题。

审核收方数据的准确性和完整性，组织相关人员对收方结果进行交叉审核，并将审核后的收方数据报公司管理层终审。

负责与施工单位、供应商或服务提供方等相关方就收方结果进行沟通和协调，处理收方过程中的争议事项。

组织收方资料的整理和归档工作，确保收方资料的规范管理和长期保存。

2.收方人员

按照项目负责人的安排，按时参加收方工作培训，熟悉收方流程、标准和方法。

负责现场收方工作，提前通知相关方收方时间、地点和内容。到达现场后，认真进行实地勘查，按照规定的标准和方法进行测量、清点和记录，确保收方数据真实、准确、完整。

对现场收方数据进行初步审核，发现问题及时返回现场核实和修正。配合项目负责人及其他审核人员进行数据审核工作，提供相关资料和解释。