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测绘成果及资料档案管理制度

??一、总则

1.目的

为加强测绘成果及资料档案的管理，确保测绘成果的质量、安全与有效利用，保障测绘工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于本单位在测绘活动中形成的各类测绘成果及相关资料档案的管理。包括但不限于基础测绘成果、专业测绘成果、测绘项目技术设计书、原始观测记录、数据处理成果、检查验收报告、项目总结等。

3.管理原则

遵循统一领导、分级管理、分类存放、安全保密、方便利用的原则，确保测绘成果及资料档案的完整性、准确性、系统性和安全性。

二、管理职责

1.档案管理部门职责

负责制定和完善测绘成果及资料档案管理制度，并监督执行。

集中统一管理本单位的测绘成果及资料档案，建立健全档案管理体系。

负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。

组织档案信息化建设，实现档案的数字化管理和便捷查询利用。

定期对档案管理工作进行检查和评估，提出改进措施。

2.业务部门职责

负责本部门测绘项目成果及资料的形成、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。

协助档案管理部门做好测绘成果及资料档案的管理工作，提供必要的业务支持和指导。

按照档案管理要求，规范本部门测绘项目文件材料的形成和积累，确保文件材料的完整、准确。

3.项目负责人职责

对测绘项目成果及资料档案的质量和完整性负责，组织项目组做好文件材料的收集、整理和归档工作。

审核项目成果及资料档案，确保其符合相关标准和要求，并在规定时间内移交档案管理部门。

配合档案管理部门对项目档案进行检查、验收等工作。

三、测绘成果管理

1.成果汇交

本单位完成的测绘项目，应当按照国家规定及时向相应的测绘地理信息主管部门汇交测绘成果副本或者目录。

汇交的测绘成果应当齐全、完整、准确，并符合国家和行业有关技术标准和规范。

项目负责人在项目验收合格后，负责组织填写测绘成果汇交清单，办理汇交手续。

2.成果保管

测绘成果档案应当妥善保管，存放场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。

对重要的测绘成果，应采取异地备份保管等措施，确保成果的安全性。

建立测绘成果保管台账，详细记录成果的名称、数量、存储位置、保管期限等信息。

3.成果保密

严格遵守国家有关测绘成果保密的法律法规和规章制度，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的测绘成果进行保密管理。

确定测绘成果的密级，明确保密责任，采取必要的保密措施，防止测绘成果泄露。

对接触和使用测绘成果的人员进行保密教育，签订保密协议，严禁违规复制、传播、转让测绘成果。

4.成果提供使用

对外提供测绘成果，应当按照国家规定的审批程序进行审批。未经批准，不得擅自提供。

办理测绘成果提供使用手续时，需提交申请函、成果使用说明、保密责任书等材料。

对提供使用的测绘成果进行登记，记录使用单位、使用目的、使用期限等信息，并跟踪监督使用情况。

四、资料档案管理

1.文件材料收集与整理

测绘项目实施过程中，项目组应及时收集项目形成的各类文件材料，包括项目任务书、技术设计书、原始观测记录、计算资料、检查报告、验收报告、项目总结等。

按照档案整理规范，对收集的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保文件材料的齐全、完整、规范。

项目负责人应定期检查项目文件材料的收集和整理情况，对不符合要求的及时进行整改。

2.档案归档

项目完成后，项目组应在规定时间内将整理好的项目文件材料移交档案管理部门进行归档。

档案管理部门对移交的档案进行审核，对不符合归档要求的，退回项目组重新整理。

归档的档案应编制档案目录，建立电子和纸质档案索引，便于查询和利用。

3.档案保管期限

根据国家有关规定和测绘项目的性质、特点，确定测绘成果及资料档案的保管期限。

保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管期限一般为15年至50年；短期保管期限一般为5年至15年。

定期对档案保管期限进行鉴定，对已到保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。

4.档案查阅与借阅

本单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。

查阅档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。

外单位人员因特殊需要查阅档案的，须持有单位正式介绍信，经档案管理部门负责人批准，并按照有关规定办理查阅手续。查阅档案的内容应严格限于批准的范围。