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提高工程监理档案资料质量的探索与实践

原创孙白玉建设监理2022-12-1616:46发表于上海

来源：2022《建设监理》9月刊??作者：孙白玉??山东诚信工程建设监理有限公司

0?引?言

档案价值的发挥，很大程度上有赖于原始记录的质量。工程项目档案的形成，贯穿于工程建设的全过程，工程监理档案是其中重要的组成部分。档案资料的管理，应结合实际工作，采取主动管理措施，从工程开工前期的准备，工程建设过程中相关文件资料的形成、审查、收集、整理、保管，到工程竣工后的整理立卷，保证在工作各个环节形成的文件资料达到完整、准确、有效、系统的标准，才能为后续的档案利用提供支撑条件。

1?工程监理档案的重要性

工程监理档案是工程监理单位开展监理工作的真实记录，是监理人员对工程进行质量、安全、进度及投资管控的履职证据，是工程监理咨询服务的产品。一套完整、真实、系统的工程监理档案，可以完整呈现工程建设监理咨询工作的全过程，是工程项目档案不可缺少的重要组成部分。

在档案的凭证价值方面，它是界定监理单位履职责任的依据；在档案的参考价值方面，所谓“让过去告诉现在，让历史告诉未来”，它反映工程建设监理过程中存在的问题，为后续的工程建设提供借鉴和参考。

2?项目监理文件与项目档案的关系

项目文件，是在项目建设全过程中形成的文字、图表、音像及实物等形式的文件材料。

监理文件，指工程监理单位在履行建设工程监理合同过程中形成或获取的，以一定形式记录、保存的文件资料。监理文件是项目文件的重要组成部分。

项目档案，指经过鉴定、整理并归档的项目文件。

“原始记录性”是档案的本质属性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在，从根本上决定着管理方法的基本取向。对档案的管理无论怎样简便、有效，均不能以伤害档案的本质特性为代价，只能以充分实现其对以往历史事实的原始记录价值为轴心。

3?监理文件资料常见问题和原因分析

3.1?常见问题

在工程监理实践中，监理文件资料往往存在文件资料形成不及时，文件资料内容不准确及文件资料不完整等现象。

3.2?原因分析

3.2.1文件资料管理职责不清晰

监理文件资料管理的职责界定不清晰，认为资料管理仅仅是资料管理员的工作。殊不知，最初始的工程数据收集及文件内容编制、审核，都需要监理专业技术人员完成，而资料管理人员的工作范围，主要是资料的收集汇总、传递、整理、分类、保存。

工程监理涉及的专业种类繁多，每类专业都是一个独立的学科，不同专业之间“隔行如隔山”，资料管理员不可能做到全面通晓。因此，把资料管理工作全部归于资料管理员是不合理的。

3.2.2监理人员对文件资料认知不到位

工程管理普遍存在“重现场、轻资料”的情况，工程实体作为项目建设的“硬件成果”主要反映了工程的观感质量，而工程资料则是对工程内在质量的印证与检验。工程实体与工程资料是相互印证、互为依据的关系。在实际施工中，往往到了竣工阶段才对资料有所重视，使得监理档案资料管理的“三纳入、四同步”的要求得不到贯彻落实。

3.2.3工程监理人员履职不到位

工程监理过程中，每一项工作的完成都对应着文件资料的生成。监理文件既是监理履职的记录，也是监理工作的成果。当监理专业技术人员未完成该做的工作，必然造成监理资料的缺失；如果已做的工作未达到国家、行业、地方规定的标准，对应形成的监理资料也必然不完整、不规范。

3.2.4?对监理文件的归档要求不了解

部分监理单位不了解工程档案管理工作的“五归”要求，即“归什么”“由谁归”“归给谁”“如何归”“何时归”。现实工作中，监理在向建设单位归档移交后，移交给本单位的资料缺项较多，部分监理单位甚至从未留存相关监理档案。

3.2.5?现行规范对监理文件的要求较高

现行规范条款中对文件的形成要求较高，监理人员的工作量也随之提高。

3.2.6?一线监理人员处理资料工作的时间不足

随着国家推动高质量发展的要求，对工程品质的要求也不断提高，部分建设单位追求经济效益，将工程工期一再压缩，在这“既要好又要快”的工作标准之下，监理人员的现场工作量也在不断提高，处理文件资料的时间受到挤压。

建设单位的项目管理人员大多为临时抽调组成，工程管理方面的专业性不足，在现实工作中存在将部分工作移交给监理人员的情况，使监理人员增加了工作量和工作时间，没有足够的精力去处理文件资料的相关工作。

4?改进监理文件资料管理的思路措施

笔者作为监理单位的档案资料管理人员，在实际工作中采取主动管理措施，以监理档案的完整性、准确性、有效性、系统性为目标导向，将监理工作各阶段形成的资料对应监理工作行为，以监理资料的规范引导、促进监理履职行为的规范，从而提高监理资料的质量。

监理资料的形成质量，涉及到工程项目实施的方方面面，不仅仅是资料管理人员单方面努力能够改善的，