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电子文件管理制度_物业经理人

电子文件治理制度

1.目的和适用范围

为保证我公司计算机网络安全顺当运行，提高工作效率特制定本方法。

本方法规定计算机电子文件的编制、批准、传递、反应、归档、作废等要求。

本方法的规定适用于我公司局域网电子文件的治理。

2.术语

电子文件：相对于纸质文件而言，凡将储存、编辑、使用于计算机媒体的信息，如文件、表单、记录等，均称为电子文件。

3.职责

3.1人事行政部负责局域网的建立和系统运行的维护治理，以及各部门计算机的维护治理。

3.2各部门按本规定执行。

4.治理内容和要求

4.1局域网操作系统和应用软件的建立

4.1.1操作系统的应用

a)效劳器安装WindowsNT4.0

b)客户机安装Windows98其次版，需要时可安装Windows2023/XP/Me等。

4.1.2根本应用软件

a)Office2023/XP办公自动化软件

b)AutoCAD2023计算机帮助设计软件

4.1.3操作系统和应用软件的安装必需由人事行政部微机维护技术员同意或在其指导下方可进展安装和卸载。

4.2网络软件的建立和应用

4.2.1我公司局域网电子文件的传输采纳MicrosoftMail电子邮局进展治理，该软件安装在Windows98启动组程序中，随系统自行启动，各部门必需保证邮件箱在工作时间内开放，任何单位不得自行改动。

4.3网上邻居的治理

4.3.1网上用户的设置详细见附表1《计算机局域网编号及用户名称对称表》

4.3.2网上邻居中各部门在效劳器中设专用文件夹，各部门把有关文件分类归档。

4.3.3设定访问权限分类掌握。

4.4电子文件的治理

4.4.1电子文件的治理不能违反质量体系文件、技术文件和资料、质量记录等掌握程序的规定，编制必需以扩展名为.txt、.doc、.xls、.eml、.dwg文件方式进展编写。

4.4.2电子文件的发放采纳局域网邮件进展发放，审核、审批处加盖受权为专用电子印章或电子签名前方可有效。详细流程见附件。

4.4.3各部门收到电子文件后，必需进展文件回复以确保你部门正常收到电子文件。

4.4.4作好电子文件收发登记工作，发放文件有专用文件夹，接收文件有专用文件夹，作废文件由使用者按时删除。

4.4.5电子文件不允许自行进展更改，必需由编制单位提请《文件更改申请单》报品质治理小组审核、治理者代表批准后，由品质治理小组进展整体更改。

4.4.6电子文件有效性由文件发放部门对文件的有效性进展检查，并添写《电子文件有效性检查记录》。

4.4.7由发文部门负责把回复存到专用文件夹中，做为收发文登记。

4.4.8上级部门邮.件的处理方式，当收到上级部门发来的邮件时由人事行政部网关计算机负责转发给相关部门，相关部门要对文件的有效性进展反应，最终按文件要求发回上级部门。

4.4.9对于标准、顾客图样和技术条件等外来文件和资料必需在5个工作日内进展评审和转化，并填写《外来文件和资料评审表》。

4.5局域网质量体系文件的掌握

4.5.1电子文件不违反《质量体系文件和资料掌握程序》、《质量记录掌握程序》要求，以“电子文件为主、纸质文件为辅”的原则。

4.5.2质量体系文件和资料、质量记录样式均以质量检验科计算机中《网上邻居－正式版QMS文件》为有效受控版本，其他部门和单位计算机中复制的文件和记录表样均为非受控版本，不得在体系运行中使用。如需要，必需经综合办确认同意，治理者代表批准，印制纸质文件，并加盖受控印章后下发到使用部门和人员。

4.5.3计算机中与质量治理体系相关的全部文件夹和文件名称的命名应采纳实名、全称或简称的方式，避开采纳数字、字母和共性化的名称；以防止文件和资料的混乱、丧失和无意中删除。

4.5.4对于保密和未经授权不得阅读的文件和资料，必需进展文档加密和标识。

4.5.5对于重要文件和资料必需设置为“只读”属性，以避开无意中被修改。

4.6计算机网络安全

4.6.1每台计算机必需安装瑞星2023、金山毒霸、KV3000等正版杀毒软件；并定期进展查毒和杀毒，需要时，由人事行政部微机维护技术员进展。

4.6.2对一些保密的电子文