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物业项目顾问咨询资料档案管理制度_物业经理人

文章来源.pmceo.Com物业工程参谋询问资料、档案治理制度

为使公司参谋治理工作有效进展，加强公司参谋资料和档案的治理，确保公司参谋资料、档案的保密性，现制定以下治理制度：

一、参谋询问资料分为共用资料与工程资料两大类。共用资料包括：专业书籍、法规、技术标准、标准、图集大样、设备样本图册、园林图集、建筑风格图集、户型图集、气象资料、新技术新成果、公司规章制度、ISO9001、ISO14001体系文件等。工程资料为每个工程询问效劳活动中产生的全部资料的集合。如该工程来往文件、公函、供应的资料样本、工程询问规划、物业治理筹划与设计、参谋建议书、询问实施细则、物业治理过程实施方案、工程图纸、照片等。

二、共用资料宜做成数据库，以便利查找。工程资料应按工程分类归档，需用电子文档和书面文档两种方式进展保存，由专人进展治理。

三、工程资料的电子文档需建立特地的子名目进展治理，名目按历史工程、在管工程、前期工程三类划分，每个工程内文件按性质进展分类存档。

四、书面参谋资料的借阅，需在参谋询问部办理借阅手续。重要、保密资料需经过公司领导批准前方可借阅。

五、对参谋询问资料电子文档或数据库由询问部主管设置相应权限，使用人员在得到询问部主管同意前方可进入该文件。

六、同一工程的资料，由发件人在使用完毕后将其归纳入相应的名目。

七、参谋工程完毕，该工程全部参谋资料转移至历史资料名目统一进展治理。

八、对进展商发给公司的各种传真件，接收人员需将其复印后按工程存档，特殊是对于进展商对公司所给文件的签收回执，更应留意保存其原始记录。

九、未得到公司同意，任何人员不得将公司参谋资料进展拷贝和复印。

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