前厅服务与管理课件 团队预订服务.pptxVIP

前厅服务与管理

02PARTtwo预订服务2.1认识预订服务2.2散客预订服务2.3团队预订服务2.4特殊情况处理

项目三团队预订服务学习情境2预订服务

问题导学相比于散客预订程序，小王了解到团队客人的预订程序有其自身的特点。为保证预订准确无误，小王对酒店受理团体客人预订、受理团体客人预订信息变更、与接待单位核对团队预订信息、制作团队接待通知单以及完成团队抵店前准备工作等方面都作了详细了解。那么，小王所了解的团队预订服务到底是怎么样的呢？它具体包含哪些服务内容呢？接下来，让我们和小王一起学习吧。任务一通晓团队预订服务

【问】团队预订服务到底是怎么样的呢？它具体包含哪些服务内容呢？酒店团队预订服务包括受理团队客人预订、与接待单位核对团队预订信息、制作团队接待通知单、完成团队抵店前准备工作四部分【答】

1、受理团队客人预订受理团队客人预订的工作步骤工作步骤工作标准工作程序建立团队编号按顺序建立按团队抵店的序号建立新的团队编号，其顺序是：月份（用两个大写字母）＋年份（1位数）＋日期（2位数）＋团队序号，如AP72108表示2017年4月21日第8团：会议编号：CON缩写＋年份（1位数）＋序号输入团队预定信息准确、迅速、无漏项按团名、抵离日期顺序，逐一将组团单位、人数、用房数、费用报价、房价等信息输入计算机将团队预定资料存档注意顺序、方便查询将团队编号写在该团队预订资料的右上角；存档时按抵店日期、团队编号顺序学习情境2预订服务

2、受理团队客人预订信息变更受理团队客人预订信息变更的工作步骤学习情境2预订服务

与接待单位核对团队预订信息的工作步骤3、与接待单位核对团队预订信息工作步骤工作标准工作程序整理团队预订资料准确、清楚、无漏项1.将团队客人的预订资料按时间顺序整理，最新的资料放在最上面2.将取消的资料存放在资料柜中的取消档中3.使用计算机核对预订资料、团队数等信与本地接待单位核对团队客人的预订信息提前1～4天电话联系，进行书面确认且内容具体、项目齐全1.核对团队名、人数、用房数、抵离日期和时间，以及来去方向、国籍、早餐餐别、在店用餐情况等信息2.核对客人的特殊要求3.若涉及凌晨到达的车次、航班，要弄清楚具体的抵达日期和抵达时间点记录核对信息清楚、准确无误1.×月×日×航班/车次，由×抵达×2.×月×日×航班/车次，离×前往×3.××接待社，中早/西早，××先生/女士资料存入资料夹准确1.与系统记录内容核对具体日期的团队数2.对没有地接社的计划团及外地组团社所组团队，通知营销部确认本地组织社组团，直接联系确认并做出相应处理

4、制作团队通知单工作步骤工作标准工作程序调出团队的预订资料准确无误地确认及核对记录根据已经确认的内容，将预订信息按接待通知单格式输入计算机，内容包括抵离店时间、车次、国籍、人数、用房数、用餐情况、用餐标准及特殊要求等建立团队的总账单及分账单清楚、准确无误1.按规定格式做出账单2.当组团社和接团社为同一单位时，按接待单位的要求确定建立总账单的类别和个数再次核对信息仔细，准确无误，不漏项逐项检查，仔细核对所有信息，确保信息准确无误打印团队通知单字迹清楚，内容全面按计算机系统操作，打印相应份数的团队通知单发出团队通知单提前三天发出，团队进店前复查信息1.分别发给总台收银、客房中心、宴会部2.VIP团队需要增发大堂、总经理室、营业部、保安部、营销部、康乐部3.发出团队通知单时，必须请有关人员签收归档留存准确无误将签收后的团队通知单留存，并与该团的资料归档在一起，放在资料夹内

5、完成团队抵达前的准备工作工作步骤工作标准工作程序检查并整理团队预订资料按先后顺序，详细了解预订内容1.仔细阅读预订信息文件，查看其主要内容，并注意客人的特殊要求是否在通知单上注明2.将事先制作好的店内通知单与接待单位的预订资料分别装订在一起控制好具体房号，做好用房分配表符合预订要求和酒店应提供的接待规定，保证不与住店客人发生用房冲突1.按照团队用房楼层原则分布，先根据在店团队用房情况进行套牌2.对于9:00前抵店的团队，应尽量安排在已经空出的房间或上一批团队较早退房的房间3.同一团队尽量安排在同一楼层或相近楼层4.将分好的房号及时输入计算机并抄写在分房表上，领队房和陪同房需在用房表上注明5.分发用房表时，普通团队需发大厅、客房中心留存；VIP团队则需增发大堂、总经理办公室、康乐部、问讯处、保安部等6.对于事先提供名单的团队，按分房要求标明房号并将信息输入计算机制作团队房