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供应商档案管理

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目录

CATALOGUE

01

供应商档案概述

02

供应商信息收集与整理

03

供应商档案建立与维护

04

供应商评估与选择

05

供应商合作与关系管理

06

供应商档案信息化与智能化管理

01

供应商档案概述

定义

供应商档案是指对供应商的基本信息、历史交易、绩效评估等数据进行收集、整理、归档和管理的过程。

目的

为采购决策提供依据，降低采购风险，提高供应商管理效率，确保采购质量和交货期。

定义与目的

包括供应商名称、地址、联系方式、注册资本、经营范围、企业性质、法人代表等。

记录供应商与企业的交易历史，包括采购订单、合同、交货、质量验收、退换货等。

对供应商的交货及时性、产品质量、售后服务、价格等方面进行评价和记录。

包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、质量管理体系认证证书等。

档案包含内容

基本信息

交易记录

绩效评估

资质文件

降低采购风险

完善的供应商档案可以帮助企业识别和控制潜在的风险，降低采购风险。

提高采购效率

通过档案管理，可以快速筛选出优质供应商，缩短采购周期，提高采购效率。

保证采购质量

对供应商进行绩效评估，确保供应商提供的产品和服务符合质量要求，降低质量风险。

优化供应商管理

通过档案管理，可以全面了解供应商的情况，为供应商分类管理、战略合作等提供依据。

档案管理重要性

02

供应商信息收集与整理

信息收集渠道

采购部门

采购部门是与供应商直接合作的部门，可以从供应商提供的产品、服务、价格等方面收集信息。

公开信息

第三方机构

通过公开渠道，如网络、行业展会等，收集供应商的相关信息。

借助第三方机构对供应商进行评估和认证，获取供应商的信誉和业绩信息。

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核实供应商资质

了解供应商的历史交易记录、客户评价等，评估其信誉和声誉。

筛选供应商信誉

考察供应商生产能力

通过实地考察、了解供应商的生产设备、技术、工艺流程等，评估其生产能力。

核实供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等资质文件，确保其合法性。

信息核实与筛选

信息分类与归档

按照供应商类型分类

将供应商按照提供的产品或服务类型进行分类，便于管理和查找。

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02

01

按照供应商等级归档

根据供应商的资质、信誉、生产能力等评估结果，将供应商分为不同等级，按照等级归档。

建立供应商档案

将供应商的基本信息、合作记录、评估结果等整理成档案，便于随时查阅和更新。

03

供应商档案建立与维护

收集供应商信息

包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证明等。

资质审核

对供应商进行资质审核，确保其具备合法经营和提供合格产品的能力。

信息录入

将审核通过的供应商信息录入档案系统，建立供应商档案。

档案审核

由专门的人员对档案进行审核，确保信息的准确性和完整性。

档案建立流程

档案更新机制

定期更新

根据供应商的经营情况和变化，定期更新供应商档案，确保其信息的时效性。

变动更新

当供应商发生重大变动时，如经营范围调整、资质变更等，需及时更新档案。

信息反馈

建立供应商信息反馈机制，及时获取供应商的最新信息，并更新至档案中。

档案保密与安全

保密措施

采取严格的保密措施，确保供应商档案的安全性和保密性，防止信息泄露。

访问控制

对供应商档案的访问进行严格控制，只有经过授权的人员才能查看和修改档案。

数据备份

定期对供应商档案进行备份，以防止数据丢失或损坏。同时，备份数据也需要采取保密措施，确保其安全性。

04

供应商评估与选择

评估供应商的产品或服务质量，包括技术规格、可靠性、耐用性、安全性等方面。

评估供应商的价格水平和成本结构，以确保采购效益最大化。

评估供应商的交货能力和交货周期，包括生产或采购能力、库存管理、物流运输等方面。

评估供应商提供的售后服务和技术支持，包括响应速度、问题解决能力和客户满意度等。

评估标准与方法

质量标准

价格标准

交货能力

服务标准

评估结果应用

筛选合格供应商

根据评估结果，筛选出符合要求的合格供应商，建立长期合作关系。

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03

01

改进采购流程

根据评估结果反馈，优化采购流程，提高采购效率和质量。

供应商分级管理

根据评估结果，将供应商分为不同等级，实施不同级别的管理和合作策略。

谈判筹码

将评估结果作为与供应商谈判的筹码，争取更有利的合作条件和价格。

合格供应商名录

名录内容

包括合格供应商的名称、地址、联系方式、主要产品或服务、评估等级等信息。

名录更新

定期或不定期对名录进行更新，删除不合格供应商，加入新的合格供应商。

名录共享

在企业内部或相关合作伙伴之间共享合格供应商名录，提高采购效率和降低风险。

名录保密

对名录中的信息严格保密，防止泄露给未经授权的第三方。

05

供应商合作与关系管理

合同签订与执行

合