员工出访工作手册.pdfVIP

员

工

出

访

工

作

手

册

前言

本I:作手册为指导和规范公司各个部门员工出访I:作而制定，并对员【:出访的顺进行和保证

出访目标的实现提供工作的流程指导以及过程中的管理控制。

本工作手册自发布之日起生效执行。

本工作手册由XXX部编制并管理。

本工作手册起草人：

本工作手册审核人：

本工作手册批准人:

1目的

规范各部门员工出访接待工作流程，确保员工出访接待工作得到专业管控，有效进行。

2适用范围

本工作手册适用于江西江铃进出口有限责任公司各部门员工出访的工作流程。

3职责主要内容

3.1出访前的准备

3.2出访关注重点

3.3会议纪要与会后跟进

3.4走访分销渠道/维修站

3.5拜访重要批售客户

3.6竞品调研

3.7出访总结与信息共享

3.8商务礼仪要点

3.9安全提示

4工作职责的执行流程

4.1出访前的准备

4.1.1.出访人员的确定

4.1.1.1应根据具体出访的工作内容、访问客户的职级、需洽谈和确定的具体问

题的重要度和难易度对应确认出访的具体人员安排。

4.1.1.2对于常规业务出访，新业务人员或第一次参与出访工作的人员需要由所

属部门的主管或部门经理预先组织对该工作手册的学习，并对其外事沟

通处理能力进行评估认定合格后方可安排，特别是独立代表公司的出访

工作。

4.1.2.计划和行程安排

4.1.2.1各业务部门在年初应根据当年的工作目标和计划对应制定全年分月出

访工作计划，合理预算。其中对于重点战略市场，要求部门经理每年至

少要去一次，分管副总每两年至少要去一次。

4.1.2.2出访人员制定出访工作计划时应明确出访目的、需要达成的目标和具体

工作任务。出访人员应根据实际业务工作的进程情况合理调整实际出访

计划的安排，规划具体行程。

4.1.2.3出访人员规划行程安排时应充分考虑办理签证、往来交通以及出访过程

中各项具体工作任务的时间预期，预先考虑出访地的节假日初步拟定日

程,预先与出访相关对象沟通确定行程安排的合理性C

4.1.2.4为达到出访目的和沟通效果，出访会谈需要外商高管或投资人参加的，

需要提前预约确认，并和对方预先明确会谈内容，方便外方提前对应准

备。

4.1.2.5出访人员应按照公司相关规章制度完成出差申请审批流程。

4.1.3.签证

4.1.3.1出访人员应预先咨询了解出访目的国的签证办理要求。公司行政部邓云

炜和北京办事处俞英会协助办理以在目的国驻中国使领馆申请的签

证，包括签证所需的材料和预计出签时间：如需外商协助开立邀请函或

者其他证明材料，应提前与外商沟通。

4.1.3.2如果签证必须在国外申请，出访人员应自行或通过外商提前致电致函当

地使领馆了解办理签证所须满足的条件和必须提交的材料，出发之前应

按要求准备齐全，签证申请提交之后如须外商在当地与移民局沟通确认

的，应及时与外商沟通。

4.1,3.3取得签证后，应首先确认基本信息是否有误，比如个人信息、签证种类、

有效期、单次入境停留期等；如有错误或者影响出访行程安排的，应立

即联系相关使领馆。

4.1.4.机票预订

4.1.4.1出访行程确认过程中，出访人员就应联系相关服务中介公司预先了解航

空路线和行程时段；如需出访两个或两个以上国家，做联程安拌；如