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gf合同范本编号规定

一、编号目的

为便于对GF合同范本进行有效管理、识别、查询和统计，规范合同文档的管理流程，特制定本合同范本编号规定。

二、编号原则

1.唯一性：每个GF合同范本都应拥有独一无二的编号，确保在整个合同管理体系中不会出现重复编号的情况，以避免混淆和错误识别。

2.系统性：编号应按照一定的逻辑和规则进行编排，形成一个完整的系统，便于理解和记忆。

3.稳定性：编号一旦确定，不应随意更改，以保证合同编号在不同阶段和不同管理环节中的一致性和连贯性。

4.简洁性：编号应尽量简洁明了，避免过于复杂的结构和冗长的字符组合，以便于快速记录、查询和使用。

三、编号结构

GF合同范本编号由以下几部分组成：

（一）合同类别代码（2位大写字母）

根据合同的业务类型或性质进行分类，每个类别对应一个特定的代码。例如：

-“CL”表示采购合同

-“JY”表示经营租赁合同

-“FW”表示服务合同

（二）年份代码（4位数字）

采用公历年份，如“2023”“2024”等，代表合同范本制定或修订的年份。

（三）版本号（1位数字）

用于区分同一类合同在不同时间的版本更新情况。初始版本为“1”，每进行一次重大修订，版本号递增1。

（四）顺序号（3位数字）

在同一类别、同一年份、同一版本的合同范本中，按照制定或修订的先后顺序从“001”开始依次编排。

四、编号示例

例如，一份2023年制定的、采购合同类别下的初始版本（版本号1）的第5个合同范本，其编号应为：C

五、编号管理

1.编号分配：由专门的合同管理部门负责合同范本编号的分配工作。在新的合同范本编制完成或修订后，合同管理部门应按照编号规则为其分配唯一的编号，并记录相关信息。

2.编号记录：建立合同范本编号台账，详细记录每个编号对应的合同范本名称、类别、制定或修订日期、版本号等信息。台账应定期进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。

3.编号变更：如因特殊原因需要对合同范本编号进行变更，应经过严格的审批流程，并在编号台账中详细记录变更的原因、变更前后的编号等信息。同时，应对涉及到的相关文档和系统中的编号进行同步更新，以保证编号的一致性。

六、附则

本规定自发布之日起生效实施，如有未尽事宜或需要调整的情况，由合同管理部门负责解释和修订。