世界500强前十央企集团公司子公司会务接待工作手册.pdfVIP

世界500500强前十央企集团公司子公司会务接待工作手册

会务接待工作手册

目录

第一章接待工作

一、接待工作基本要素.

二、准备.

三、交通.

四、会谈.

五、参观.

六、住宿.

七、餐饮.

第二章会务工作

一、准备.

二、材料.

三、食宿.

四、交通.

五、场地.

六、其他.

七、会务工作中一些注意事项

第一章接待工作

接待工作是展示****风貌、显示管理水平的要紧工作之一，也

是完成各项业务工作的重要构成部分。接待工作通常都具有较严格的

计划性，但有的时候也会有突发与易变的特点，这就要求接待部门的

工作既热情周到，耐心细致，又有条不紊，井然有序。

同时，在接待工作中，应严格遵守上级单位与公司的有关规定。

一、接待工作基本要素

接待工作要紧应注意5W要素：What（什么事）、When（什么时

间）、Who（什么人）（什么人）、How（如何做）与WhereWhere（什么地方）。

1、What（事由）

首先应熟悉客人来访的目的。这是接待工作的基础，由于随后一

切工作都务必依此而进行，通常包含下列几种：商务谈判、业务往来、

合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。

2、When（时间）

这是指客人来访的日期与时间，包含到达时间、在我单位逗留时

间、离开时间、与有关的车次航班情况等。

3、WhoWho（人员）

人员是指来宾的基本构成情况，包含人数、姓名、身份（职务、

级别等）、性别、民族等，特别应熟悉来访客人中最高领导的情况。

同时，根据来访事由与人员情况，确定我方出面接待人员，通常

应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待

的最高领导。

4、How（方式）

方式则是指接待所使用的形式，这要紧由接待的事由来决定。不

一致的事由将决定接待地点的选取与布置。

5、WhereWhere（地点）

地点要紧指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、

主宾的身份等是确定接待地点的要紧因素。比如：举行大会或者典礼，

当级别较高的客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室，供双方

领导在会前小憩与见面。所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出

席的人数，达到既能融洽交流又相对宽松的效果。另外，就近原则也

是要考虑的因素，使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或者顺路，能

够节约时间与精力。够节约时间与精力。

二、准备

接待前的准备是做好接待工作的重要构成部分，是整个接待工作

能够顺利进行的基础。准备工作包含来访信息的确认、补充；确定接

待规格；制定接待计划等方面。

（一）确认来访信息（一）确认来访信息

来宾信息的收集，是做好接待准备工作的基础。在接到接待任务

后，首先应确认来访人员的信息，包含下列几个方面：

1、来访客人情况：包含来访人数；要紧成员姓名、身份（职务、

级别等）、性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求与风俗习惯）、随

行联系人及联系方式等。

2、来访计划：包含来访目的、来访时间、离开时间、来去的交

通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。

此外，还应告知来宾我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便

于双方的沟通与信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息，如人

名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。

（二）补充有关信息

由来宾方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圆满完

成。因此，接待人员要根据已知情况扩展信息。

1、来访单位的情况：包含来访单位的概况、特色与所处地区的

概况等。这些信息摘录、整理、打印后分送参与接待的要紧领导与工

作人员。

2、重要来宾的要紧经历：来宾地位尊贵，需要进行一对一的接

待时。接待人员应熟悉嘉宾的个人信息，包含个人资料、要紧经历等。

这样才能在接待中做好细节工作，使彼此心情愉悦。

（三）规格定位（三）规格定位

接待工作中，规格定位是一个非常重要的环节。在掌握有关信息

后，要紧根据来访人员情况、时间与目的，及时向主管领导汇报，确

定我方接待规格及参与人