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财务管理制度及报销流程全解析

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目

录

01

备用金借支管理

02

费用报销核心流程

03

审批权限与责任划分

04

报销凭证管理要求

05

特殊情形处理规范

06

数字化管理优化建议

01

PART

备用金借支管理

临时性小额支出

用于短期资金周转，以解决短期资金短缺问题。

短期周转

紧急采购

用于紧急情况下的物资采购，以确保公司运营的正常进行。

用于临时性、突发性的小额支出，如差旅费、招待费等。

备用金借支适用场景

备用金借支申请步骤

填写申请单

借款人需填写备用金申请单，并注明借款用途、金额、预计还款时间等信息。

审批流程

申请单需经过部门负责人审批，并加盖公章后提交财务部门审核。

审核放款

财务部门审核申请单无误后，将备用金发放至借款人账户。

提前通知

借款人需提前向财务部门提交大额备用金使用计划，以便财务部门做好资金安排。

资金使用计划

计划中需详细说明资金用途、预计使用时间、还款计划等信息，以确保资金使用的合理性。

大额备用金提前通知要求

02

PART

费用报销核心流程

报销单填写规范

填写报销单信息

报销单需详细填写报销事项、金额、时间等信息，确保信息真实准确。

粘贴相关票据

提交报销单

报销单需附上相关票据，如发票、收据等，以便财务部门审核。

将填写完整的报销单提交给部门负责人审批。

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部门负责人审批

财务部门对报销事项进行进一步审核，确认报销金额是否准确、票据是否齐全等。

财务部门审核

高层领导审批

对于重大报销事项，需经过高层领导审批才能通过。

部门负责人对报销事项进行初步审批，确认是否符合公司规定。

审批权限分级标准

财务部门复核

财务部门对已经审批的报销单进行复核，确保报销事项符合公司制度。

财务审核与支付流程

支付报销款项

审核通过后，财务部门将报销款项支付给报销人，并保留相关凭证。

账务处理与归档

财务部门将报销事项进行账务处理，并将相关凭证归档保存，以便日后查阅。

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PART

审批权限与责任划分

审批事项

常规性、日常性开支，如差旅费、办公用品、员工培训等。

审批流程

由申请人提出申请，部门主管审批，财务部门审核，部门经理复核。

审批金额

根据公司实际情况设定，如部门经理审批限额为1万元。

审批责任

部门主管对审批事项的真实性和合理性负责，财务部门对审批流程的合规性负责。

部门经理以下人员审批链

审批事项

重大开支、重要合同、采购等，如部门预算、项目费用、设备采购等。

审批金额

根据公司实际情况设定，如部门经理审批限额为5万元。

审批流程

由申请人提出申请，部门经理审批，财务部门审核，分管领导复核。

审批责任

部门经理对审批事项的真实性和合理性负责，财务部门对审批流程的合规性负责，分管领导对审批结果进行监督和指导。

部门经理级审批流程

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审批事项

特别重大、特别紧急、特别重要的事项，如对外投资、重大资产处置、非常规合同等。

审批金额

无固定限额，根据公司实际情况和总经理的决策权限进行审批。

审批责任

总经理对审批事项负责，审批流程中的各部门和人员对各自审批环节负责，财务部门对审批流程的合规性负责。

审批流程

由申请人提出申请，部门经理审核，财务部门复核，分管领导审核，总经理审批。

特殊事项的总经理特批机制

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PART

报销凭证管理要求

包括增值税专用发票、普通发票、电子发票等，需加盖开票单位公章或财务专用章。

如非税收入收据、行政事业性收费收据等，需加盖收款单位财务章。

如企业内部成本核算表、差旅费报销单等，需有经办人、审核人、批准人签字。

如合同、协议、银行回单等，需与报销事项相关且具备法律效力。

合法凭证类型清单

发票

财政性收据

内部结算凭证

其他合法凭证

虚假费用防范措施

审核制度

建立严格的费用审核制度，对报销费用进行真实性、合理性审查。

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信息公开

定期公开费用报销情况，接受员工监督，增加透明度。

内部控制

加强内部控制，实行岗位分离、权限审批等措施，防范虚假费用发生。

惩处机制

对虚假费用行为进行严厉惩处，包括追回款项、通报批评、行政处罚等。

预算内外费用处理差异

预算内费用

按预算标准报销，超出预算部分需说明原因并经审批后方可报销。

预算外费用

差异处理

需先经审批程序纳入预算后方可报销，不得随意列支。

对于预算内外费用产生的差异，需进行合理解释和调整，确保费用支出的合理性和可控性。

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PART

特殊情形处理规范

无预算费用补申请流程

无预算费用发生时，需先申请后支出，填写无预算费用申请表，并附上相关说明和证明材料。

流程概述

由部门负责人审批后，提交财务部门审核，再报请高层领导审批。

审批流程

严格控制无预算费用的发生，确保不超出公司预算范