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2025合同回款管理制度

总则

为加强公司合同回款管理，确保公司资金及时、足额回收，提高资金使用效率，降低经营风险，保障公司的正常运营和可持续发展，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

本制度适用于公司所有涉及款项回收的合同，包括但不限于销售合同、服务合同、租赁合同等。合同回款管理遵循以下原则：

-全面管理原则：对合同回款的全过程进行管理，涵盖合同签订、执行、款项催收、风险评估等各个环节。

-责任明确原则：明确各部门和人员在合同回款管理中的职责和权限，做到责任到人。

-风险控制原则：加强对合同回款风险的识别、评估和控制，采取有效措施降低风险。

-及时催收原则：建立及时有效的款项催收机制，确保款项按时回收。

组织与职责

公司设立合同回款管理小组，由总经理担任组长，财务部门负责人、销售部门负责人、法务部门负责人等为成员。合同回款管理小组的主要职责包括：

-制定和完善合同回款管理制度和流程。

-定期召开会议，分析合同回款情况，研究解决回款过程中存在的问题。

-协调各部门之间的工作，共同推进合同回款工作。

-对重大合同回款风险进行决策和处理。

财务部门在合同回款管理中的职责如下：

-负责合同款项的核算和记录，及时准确地反映合同回款情况。

-定期与客户进行对账，确保双方账目一致。

-制定收款计划，监督收款计划的执行情况。

-对逾期款项进行预警，并协助销售部门进行催收。

-分析合同回款数据，为公司决策提供财务支持。

销售部门在合同回款管理中的职责如下：

-负责合同的签订和执行，确保合同条款符合公司利益和回款要求。

-及时掌握客户的经营状况和付款能力，对客户进行信用评估。

-按照合同约定的时间和方式向客户催收款项，及时反馈催收情况。

-协助财务部门进行对账和逾期款项的催收工作。

-负责与客户沟通协调，处理回款过程中出现的问题。

法务部门在合同回款管理中的职责如下：

-参与合同的起草和审核，确保合同条款合法合规，保障公司的合法权益。

-对逾期款项进行法律分析，提供法律建议和解决方案。

-协助销售部门和财务部门进行法律催收，包括发送律师函、提起诉讼等。

-处理与合同回款相关的法律纠纷。

其他部门在合同回款管理中应积极配合销售部门、财务部门和法务部门的工作，提供必要的支持和协助。

合同签订管理

销售部门在与客户签订合同前，应对客户的信用状况进行全面调查和评估。信用调查的内容包括但不限于客户的营业执照、税务登记证、财务报表、银行信用记录、经营状况等。根据信用调查结果，对客户进行信用评级，分为优质客户、良好客户、一般客户和风险客户。对于不同信用等级的客户，采取不同的合同签订策略：

-优质客户：可以给予较为宽松的付款条件，但仍需明确付款时间和方式。

-良好客户：可以按照公司的标准付款条件签订合同。

-一般客户：应适当缩短付款期限，增加付款保障措施，如要求客户提供担保等。

-风险客户：应谨慎签订合同，原则上要求客户预付全部或部分款项，或者提供足额的担保。

合同条款应明确约定付款方式、付款时间、逾期付款的违约责任等内容。付款方式应根据客户的信用状况和公司的资金需求进行选择，包括现金、支票、银行转账、汇票等。付款时间应明确具体的日期或期限，避免使用模糊的表述。逾期付款的违约责任应明确具体的违约金计算方式和赔偿责任，以约束客户按时付款。

销售部门应将拟签订的合同提交法务部门进行审核。法务部门应重点审核合同条款的合法性、合规性和完整性，确保合同条款符合国家法律法规和公司的利益。对于合同中存在的法律风险，法务部门应提出修改意见和建议。销售部门应根据法务部门的审核意见对合同进行修改和完善，确保合同合法有效。

合同签订后，销售部门应及时将合同副本送达财务部门和其他相关部门。财务部门应根据合同内容建立合同台账，记录合同的基本信息、付款条款、收款情况等，以便对合同回款进行跟踪和管理。

合同执行管理

销售部门应按照合同约定的时间和质量要求向客户提供产品或服务。在合同执行过程中，销售部门应及时与客户沟通，了解客户的需求和意见，确保客户对产品或服务满意。如因特殊原因需要变更合同条款，销售部门应及时与客户协商，并签订书面的变更协议。变更协议应明确变更的内容、时间、费用等，确保双方的权益得到保障。

财务部门应根据合同约定的付款时间和方式，及时向客户发送收款通知。收款通知应包括合同编号、客户名称、款项金额、付款时间、付款方式等信息。在发送收款通知时，财务部门应确保通知的准确性和及时性，避免因通知不及时或不准确导致客户逾期付款。

销售部门和财务部门应定期对合同执行情况和回款情况进行检查和分析。检查的内容包括合同的履行情况、款项的回收情况、客户的信用状况等。通过检查和分析，及时发现合同执行过程中存在的问题，并采取相应