文档管理制度.doc

甘肃省水利水电工程局有限责任公司管理文件汇编

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甘肃省水利水电工程局有限责任公司

文档管理制度

第一章总则

???第一条为规范文档管理，有效节约成本，提高工作效率，根据公文和档案管理有关规定，结合公司实际，制定本制度。

???第二条本制度所指文档是公司在业务工作中往来的公文、报告、会议记录、规定、合同书、许可证书、荣誉证书、账本、图表、奖章、照片、传真、电子文档及音视频资料。

第三条公司办公室负责公文的管理工作，管理内容包括:收文管理、发文管理、文件传阅、文件报批、文件使用、立卷归档。按照“严谨、高效、优质”的原则，协调做好文档各个环节的有序衔接，确保及时、准确、安全、保密。

第二章收文办理

第四条上级部门和下级单位来文均由公司办公室机要室统一登记签收，送公司办公室主任批阅，视其公文内容和要求，分送主管领导阅示后，由有关部室或者单位具体负责办理落实。办理完毕及时收回，妥善保管。

第五条机要文件和保密公文由机要室做收文登记，按保密等级规定要求，呈送相关领导和部室传阅和办理后，及时收回保存归档或按要求上缴发文单位。

第六条传阅公文应注明“传阅”字样，并注明传阅人及时间要求。及时送达传阅者，原则上要求当天传阅完毕，最多不超过2天，阅后必须在登记簿上签名，将公文退还机要室，送达下一个传阅者。

第三章发文办理

第七条发文办理是指公司对外发文或内部发文。所有文件通过公司协同办公平台办理，对外发文由机要室根据需要决定打印份数，登记存档（一式二份），加盖公章后由承办部室及时报送；内部文件通过公司协同办公平台发布，机要室根据文件要求指定文件阅读范围；涉及职工个人切身利益或必须打印纸质文件的，由机要室负责办理。

第八条发文办理流程：部室承办人拟稿→部室负责人、公司分管领导会签→办公室核稿→主管领导签发→机要室登记、排版、加盖电子印章→文件分发和打印（存档）→协同办公平台发布→立卷→归档。

第九条拟稿：文稿清样应符合公文规范要求，语句精炼、措辞准确。

第十条核稿：审核文稿是否符合国家政策和公司管理制度，内容、格式是否符合行文规范，在不改变原意的基础上进行修改。

第十一条签发：涉及全局性、政策性、重大事项、企业改革和人事任免方面的文件由党委书记、董事长和总经理根据职责分工签发；一般文件由业务分管领导签发。签批后的稿件内容不得更改。

第十二条办理：凡要求核稿、会签、审批、签发和批示的人员应及时办理，在相应的栏目内签署意见和批示。领导批示的文件，相关基层单位和职能部室应在要求的时间内办结。

第四章档案管理

第十三条凡是反映公司主要业务活动情况，具有保存、查考和利用价值的文件资料均应单独立卷存档。

归档范围：

（1）省委、省政府、省国资委及其他相关单位来文。

（2）公司发文、工作计划、总结、各类报告、请示、规章制度、领导讲话、荣誉证书、工商登记或资质文件；各类合同、协议、授权书；施工工法、技术资料等。

（3）其他需保存的档案材料或有关音像、视频资料。

第十四条所有公文由公司机要室负责分门别类整理立卷，保证档案完整、齐全，注明保存期限；通过公司办公协作平台生成的文件，由机要室负责在平台分门别类整理立卷，并按要求做好备份。

资质文件、荣誉证书、工程中标通知书、施工合同、授权书等由市场开发部存档；竣工验收鉴定书、完工证书、竣工验收资料等由质量安全部存档；施工工法、技术论文等资料由总工办存档；各类法律文书、协议等由法律事务部存档；奖牌、音像、视频资料由党委宣传部存档；人事档案由人力资源部管理；会计档案由财务部管理；具有独立资质的子公司档案由各子公司负责存档。所有存档资料做到标识清楚，查找方便。

第十五条永久保存的文书，包括章程、会议记录，重要的制度性规定，合同及协议书，登记注册文书，重要的案件文书，政府和行业许可证、荣誉证书，单位历史记载、获奖记录等均不得以个人名义保管。

第十六条保密级文件或者涉及公司经营商业机密文件要妥善保管，不得散播其内容，未经领导批准，任何人不得翻阅、复印、拷贝或带离办公室。

第十七条文件、资料的借阅、复印、拷贝需经公司办公室主任同意。借阅的文件原则上应在一周内归还。

第十八条超过保存时间的文件，可定期销毁，但必须经领导批准并做好销毁记录，由专人负责监督。

第五章附则

第十九条本制度由公司办公室负责解释。

第二十条本制度自下发之日起施行。