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文件与资料管理暂行办法

TOC\o1-2\h\u20019第一章文件与资料的分类 1

25531.1分类标准 1

99931.2分类细则 1

14944第二章文件与资料的收集 2

280862.1收集范围 2

176162.2收集流程 2

163第三章文件与资料的整理 2

31923.1整理原则 2

253443.2整理方法 2

2431第四章文件与资料的归档 3

38854.1归档要求 3

277324.2归档流程 3

15677第五章文件与资料的保管 3

144825.1保管条件 3

181335.2保管期限 3

31738第六章文件与资料的利用 3

232156.1利用方式 4

108356.2利用审批 4

1418第七章文件与资料的销毁 4

115687.1销毁条件 4

8497.2销毁流程 4

28387第八章文件与资料管理的监督与检查 4

88918.1监督内容 4

87568.2检查方式 4

第一章文件与资料的分类

1.1分类标准

文件与资料的分类标准主要依据其内容性质、来源、用途以及形成时间等因素进行划分。例如，根据内容性质可分为行政管理类、技术研发类、市场营销类、财务会计类等；按照来源可分为内部文件与外部资料；根据用途可分为决策参考类、工作执行类、信息传递类等；而按照形成时间则可分为年度文件、季度文件、月度文件等。通过这些分类标准，能够使文件与资料的管理更加系统化、规范化，便于查找和使用。

1.2分类细则

在分类标准的基础上，制定了详细的分类细则。对于行政管理类文件，包括公司的规章制度、会议纪要、通知公告等；技术研发类文件涵盖项目方案、技术报告、实验数据等；市场营销类文件有市场调研报告、营销策划方案、客户资料等；财务会计类文件包含财务报表、审计报告、报销凭证等。对于内部文件，明确其产生于公司内部各个部门的工作过程中；外部资料则是从公司外部获取的，如行业报告、政策法规等。同时根据不同的用途，对文件与资料进行进一步细分，保证其分类的准确性和实用性。

第二章文件与资料的收集

2.1收集范围

文件与资料的收集范围广泛，包括公司内部各个部门在工作中产生的各类文件，如行政部门的公文、人力资源部门的员工档案、财务部门的财务报表等；同时也包括从外部获取的与公司业务相关的资料，如市场调研报告、行业发展动态、政策法规文件等。还包括与公司合作的客户、供应商等提供的相关文件与资料。

2.2收集流程

收集文件与资料的流程如下：由各部门指定专人负责本部门文件与资料的收集工作，按照规定的时间和要求将文件与资料进行整理和汇总。将收集到的文件与资料进行初步筛选，去除重复和无用的信息。接着，填写文件与资料收集清单，注明文件与资料的名称、来源、日期等信息。将整理好的文件与资料及收集清单提交给文件与资料管理部门进行统一管理。

第三章文件与资料的整理

3.1整理原则

文件与资料的整理应遵循以下原则：一是准确性原则，保证文件与资料的内容准确无误，避免出现错误或遗漏；二是完整性原则，保证文件与资料的各个组成部分齐全，不缺失重要信息；三是系统性原则，按照一定的分类标准和编号规则，对文件与资料进行系统的整理，使其具有良好的逻辑性和条理性；四是时效性原则，及时对文件与资料进行整理，保证其能够反映最新的情况和信息。

3.2整理方法

在整理文件与资料时，采用以下方法：对收集到的文件与资料进行分类，按照第一章中确定的分类标准和细则进行划分。对每一类文件与资料进行编号，编号应具有唯一性和可识别性。接着，对文件与资料进行装订或装盒，使其便于保存和查阅。在装订或装盒时，应按照编号顺序进行排列，并在封面或盒面上注明文件与资料的类别、编号、名称等信息。建立文件与资料目录，将文件与资料的编号、名称、日期、页数等信息进行详细记录，以便于查找和使用。

第四章文件与资料的归档

4.1归档要求

文件与资料的归档应符合以下要求：一是归档的文件与资料必须是经过整理和审核的，保证其内容的准确性和完整性；二是归档的文件与资料应按照分类标准和编号规则进行排列，便于查找和管理；三是归档的文件与资料应配备相应的索引和目录，以便于快速定位和检索；四是归档的文件与资料应存放在专门的档案库房中，保证其安全和完整。

4.2归档流程

文件与资料的归档流程如下：文件与资料管理部门对整理好的文件与资料进行审核，确认其符合归档要求。根据文件与资料的分类和编号，将其存入相应的档案库房中，并在档案管理系统中进行登记。接着，建立归档文件与资料的索引和目录，将文件与资料的编号、名称、归档日期、存放位置等