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客户档案管理流程

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目录

01

体系规划建设

02

信息采集与录入

03

分类归档策略

04

权限控制机制

05

维护更新规范

06

销毁与留痕管理

01

体系规划建设

管理制度框架设计

设定档案分类与权限

明确各类档案的保管期限、密级、查阅权限等，确保档案的安全与合规使用。

制定档案管理流程

建立档案管理责任制度

涵盖档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等全生命周期，确保档案的完整性和可追溯性。

明确各级档案管理人员的职责与权限，确保档案管理工作的有效实施。

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档案标准规范制定

确保档案名称的唯一性、可读性和可搜索性，便于档案的快速定位与检索。

制定档案命名规则

选择适合的档案格式和存储方式，确保档案的长期可读性和可用性。

确定档案格式与存储要求

定义档案的元数据元素和描述规则，便于对档案的内容进行深度挖掘和有效利用。

制定档案元数据标准

考察系统是否具备档案管理的基本功能，如录入、查询、统计、借阅等。

信息化系统选型评估

功能性评估

评估系统的数据加密、访问控制、备份恢复等安全机制，确保档案的机密性、完整性和可用性。

安全性评估

考虑系统的操作界面是否友好、易用，是否支持快速上手和高效操作，以降低档案管理人员的学习成本和时间投入。

易用性评估

02

信息采集与录入

配偶及子女姓名、联系电话、身份证号等。

家庭成员信息

收入状况、投资状况、房产车辆等财产信息。

财务状况

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姓名、性别、出生日期、身份证号、联系电话、电子邮箱等。

基本信息

贷款记录、信用卡使用记录、逾期情况等信用历史。

信用记录

客户数据采集范围

准确性

确保客户信息完整，不遗漏任何重要信息。

完整性

规范性

按照规定的格式和标准录入信息，便于后期查询和使用。

确保录入的信息准确无误，避免数据错误带来的不必要的麻烦。

电子/纸质档案录入标准

身份证号核验

通过公安系统核验身份证号的真实性和有效性。

联系方式核验

通过电话、短信、邮件等方式验证客户联系方式的准确性和有效性。

财务信息核验

通过银行或其他金融机构核验客户的财务状况和投资情况。

信用信息核验

通过征信机构或相关系统查询客户信用历史，确保信用记录的真实性。

敏感信息核验机制

03

分类归档策略

多维属性分类方法

按照客户性质分类

如企业客户、个人客户、政府客户等。

按照业务类型分类

如销售、咨询、服务等。

按照客户价值分类

如高价值客户、低价值客户、潜在客户等。

按照地域或区域分类

如华北地区、华东地区、华南地区等。

按照分类方法建立基础档案库，存储所有客户信息。

对于重要客户或重大项目，可设立专项文件夹进行存储。

定期对档案进行备份，以防止数据丢失或损坏，同时建立恢复机制。

根据客户重要程度和保密级别，设置不同的存储权限，确保信息安全。

分级存储结构优化

建立客户档案库

设立专项文件夹

归档备份与恢复

存储权限设置

根据分类方法和存储结构，建立索引目录，提高检索效率。

建立索引目录

提供模糊检索和精确检索功能，满足不同需求。

模糊检索与精确检索

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为每个档案设置关键词标签，便于快速检索。

设定关键词标签

根据用户角色和权限，设置不同的检索范围，确保信息安全。

检索权限设置

检索标签与索引设置

04

权限控制机制

管理员

能够查看和修改其下属员工的客户档案，但不能跨部门查看。

部门经理

普通员工

仅能查看自己创建的客户档案，无权修改和删除。

拥有最高权限，能够创建、修改、删除和查阅所有客户档案。

角色分级权限分配

档案调阅审批流程

申请

员工根据需要向部门经理或管理员提出调阅申请，说明调阅目的和理由。

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查阅

申请获得批准后，员工可在指定时间内查阅所需档案，并严格遵守保密规定。

审批

部门经理或管理员审核申请，根据实际需要和权限分配决定是否批准。

归档

查阅完毕后，员工需将档案归还至档案管理部门，确保档案的完整性和安全性。

系统自动记录员工对客户档案的每一次操作，包括操作时间、操作内容和操作结果等。

操作日志追踪体系

日志记录

管理员可随时查看系统日志，了解员工对客户档案的操作情况，及时发现并纠正不当操作。

日志查询

系统可对日志数据进行分析和统计，生成操作报表，为管理员提供决策支持和风险管理依据。

日志分析

05

维护更新规范

根据档案的重要性和变化频率，制定不同的复核周期。

复核周期

定期内容复核机制

包括客户基本信息、业务信息、风险评估等。

复核内容

线上复核与线下复核相结合，确保信息的准确性。

复核方式

明确复核人员及其职责，确保复核工作顺利进行。

复核责任

动态信息更新策略

信息收集

通过客户反馈、业务人员沟通等渠道，及时收集客户的新信息。

更新频率

根据客户信息的变化情况，确定合