政府会议合同协议.docxVIP

政府会议合同协议

?甲方：[政府机关名称]

法定代表人：[姓名]

地址：[详细地址]

联系方式：[联系电话]

乙方：[会议服务公司名称]

法定代表人：[姓名]

地址：[详细地址]

联系方式：[联系电话]

鉴于甲方拟举办[会议名称]，乙方具备提供专业会议服务的能力和资质，甲乙双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办此次会议事宜达成如下协议：

一、会议基本信息

1.会议名称：[具体会议名称]

2.会议时间：自[开始日期]起至[结束日期]止

3.会议地点：[详细会议地点]

4.参会人数：预计[x]人

二、服务内容及要求

1.会议筹备服务

根据甲方要求，负责会议场地的选择、预订及布置，确保场地符合会议规模和主题需求，提供必要的音响设备、投影设备、灯光设备等，并保证设备正常运行。

协助甲方制定会议议程、安排会议时间节点，准备会议所需的文件资料，包括但不限于会议手册、资料袋、发言稿等，确保文件资料内容准确、排版精美。

负责会议的宣传推广工作，根据甲方提供的信息，设计制作会议海报、邀请函等宣传物料，并通过合适的渠道进行发布，吸引参会人员按时参加会议。

2.会议接待服务

在会议期间，安排专业的接待人员在会议地点入口处迎接参会人员，引导其签到、领取会议资料，并协助其前往指定的会议室或活动场地。

为参会人员提供餐饮服务，根据甲方预算和要求，制定合理的餐饮菜单，确保餐饮质量和食品安全。餐饮形式可包括早餐、午餐、晚餐、茶歇等，具体安排如下：

早餐：[早餐时间]，提供[具体早餐种类]，保证营养均衡。

午餐：[午餐时间]，提供[几菜几汤及特色菜品介绍]，满足不同口味需求。

晚餐：[晚餐时间]，提供[晚餐安排]，营造舒适的用餐氛围。

茶歇：在会议期间[茶歇时间区间]，提供[茶歇食品和饮品详情]，为参会人员补充能量。

负责参会人员的住宿安排，与合作的酒店进行沟通协调，争取优惠的价格和良好的服务。根据参会人员的需求，预订合适的房型，并协助办理入住和退房手续。

3.会议组织与管理服务

安排专业的会议主持人，确保会议流程顺畅，主持风格符合会议主题和氛围。主持人应熟悉会议议程和相关内容，具备良好的沟通能力和应变能力，能够及时处理会议中的突发情况。

配备会议记录人员，对会议内容进行准确记录，形成会议纪要。会议纪要应在会议结束后[x]个工作日内整理完成，并提交给甲方审核。会议纪要应包括会议讨论的主要内容、达成的共识、提出的问题及解决方案等。

负责会议期间的现场秩序维护，安排安保人员在会议场地内巡逻，确保参会人员的人身安全和财产安全。同时，要维持会议的正常秩序，避免出现喧闹、混乱等情况。

协助甲方处理会议期间的技术问题，如设备故障、网络问题等。乙方应安排专业的技术人员随时待命，确保在最短的时间内解决问题，保证会议的顺利进行。

三、双方权利与义务

1.甲方权利与义务

权利

有权对乙方提供的服务进行监督和检查，提出合理的意见和建议，要求乙方及时改进服务质量。

在会议举办过程中，如发现乙方提供的服务不符合本协议约定或存在严重影响会议正常进行的情况，有权要求乙方采取补救措施或解除本协议，并要求乙方承担相应的违约责任。

义务

向乙方提供举办会议所需的相关文件、资料和信息，确保所提供的信息真实、准确、完整。如因甲方提供的信息有误导致乙方遭受损失的，甲方应承担相应的赔偿责任。

按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。

协助乙方协调与其他相关部门或单位的关系，为乙方开展服务工作提供必要的支持和便利条件。

2.乙方权利与义务

权利

按照本协议约定收取服务费用。

根据甲方的要求和会议实际情况，在不违反法律法规和本协议约定的前提下，自主安排服务工作的具体流程和方式。

义务

严格按照本协议约定的服务内容和要求，为甲方提供优质、高效、专业的会议服务。确保会议筹备、接待、组织与管理等各项工作符合相关标准和规范，满足甲方及参会人员的需求。

对甲方提供的文件、资料和信息予以保密，不得向任何第三方泄露。未经甲方书面同意，乙方不得将本协议项下的服务内容转让给第三方。

在会议举办前，对各项服务工作进行充分准备和预演，及时发现并解决可能出现的问题。在会议举办过程中，安排专人负责现场服务，随时关注会议进展情况，及时处理突发情况，并向甲方汇报。

会议结束后，对会议服务工作进行总结和评估，向甲方提交服务报告。服务报告应包括会议基本情况、服务工作开展情况、甲方及参会人员的反馈意见、存在的问题及改进措施等内容。

四、服务费用及支付方式

1.服务费用

本协议项下的服