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工程材料申报管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司工程材料申报管理，规范申报流程，确保工程材料的及时供应、合理使用和成本控制，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有工程项目的材料申报管理工作，包括新建项目、改扩建项目、维修项目等。

（三）基本原则

1.准确性原则：申报信息应准确、完整，如实反映工程材料的需求情况。

2.及时性原则：各部门应按照规定的时间节点及时申报工程材料，避免因延误导致工程进度受影响。

3.合理性原则：根据工程实际需求和预算，合理申报材料数量和规格，杜绝浪费和不合理申报。

4.责任明确原则：明确各环节的责任主体，确保申报流程顺畅，责任落实到人。

二、申报流程

（一）需求部门申报

1.项目启动阶段

项目负责人在项目立项后，根据项目设计文件和施工计划，初步确定工程所需材料的种类、规格、数量等信息。

填写《工程材料需求预报表》，详细列出材料名称、规格型号、预计数量、需求时间等内容，并提交至部门负责人审核。

2.施工过程中

随着工程进展，如发现材料需求有变化或出现新增材料需求，项目负责人应及时填写《工程材料需求变更申请表》，说明变更原因、变更内容等，并提交部门负责人审核。

部门负责人对需求预报表或变更申请表进行审核，重点审核材料需求的合理性、准确性，确保与工程实际情况相符。审核通过后，签字确认并提交至采购部门。

（二）采购部门审核与采购

1.采购部门收到申报材料后

采购专员对需求预报表或变更申请表进行再次审核，核实材料信息与项目实际需求的一致性。

与项目负责人沟通，进一步了解材料的特殊要求、质量标准等细节。

根据市场供应情况、价格波动等因素，评估采购的可行性和成本效益。

2.制定采购计划

采购专员根据审核结果，制定详细的采购计划，明确采购材料的具体规格、数量、采购时间、供应商选择等内容。

将采购计划提交采购部门负责人审批。采购部门负责人重点审核采购计划的合理性、合规性，确保采购活动符合公司相关规定和预算要求。审批通过后，采购专员按照采购计划实施采购。

（三）材料验收

1.到货通知

采购专员在材料预计到货前，及时通知仓库管理部门和项目负责人做好验收准备工作。

2.验收流程

仓库管理人员会同项目负责人、质量检验人员等组成验收小组，对到货材料进行验收。

验收内容包括材料的品种、规格、数量、质量、外观等是否与采购合同和申报要求一致。

对验收合格的材料，验收小组在《工程材料验收单》上签字确认，并办理入库手续。对验收不合格的材料，应及时与供应商联系，协商处理方式，如退货、换货等，并做好记录。

（四）入库与领用

1.入库管理

仓库管理人员根据验收单，将验收合格的材料办理入库手续，按照类别、规格等进行分类存放，并建立库存台账，详细记录材料的入库时间、数量、来源等信息。

2.领用管理

项目施工人员根据施工进度需要，填写《工程材料领用申请表》，注明领用材料的名称、规格、数量、用途等，并提交至项目负责人审批。

项目负责人审核领用申请表，确保领用材料与工程实际需求相符，签字批准后交仓库管理人员。

仓库管理人员根据领用申请表发放材料，并在库存台账上记录领用情况，更新库存数量。

三、申报时间要求

（一）需求预报表申报时间

项目负责人应在项目立项后[X]个工作日内，将《工程材料需求预报表》提交至部门负责人审核。

（二）需求变更申请表申报时间

施工过程中如发生材料需求变更，项目负责人应在变更发生后[X]个工作日内，填写《工程材料需求变更申请表》并提交部门负责人审核。

（三）采购计划申报时间

采购部门应在收到需求预报表或变更申请表并审核通过后的[X]个工作日内，制定采购计划并提交采购部门负责人审批。

（四）其他时间要求

各部门应严格按照规定的时间节点完成各项申报工作，如因特殊情况需要延期申报，应提前向相关部门说明原因，并获得批准。

四、申报材料要求

（一）需求预报表

1.应详细列出工程所需材料的名称、规格型号、预计数量、需求时间等信息，确保信息准确、完整。

2.如有特殊要求或技术参数，应在备注栏中注明。

3.表格应加盖部门公章，并由项目负责人签字确认。

（二）需求变更申请表

1.除填写变更原因、变更内容等基本信息外，还应说明变更对工程进度、成本等方面的影响。

2.需提供相关的技术文件、设计变更单等作为变更依据。

3.同样应加盖部门公章，并由项目负责人签字确认。

（三）采购计划

1.明确采购材料的具体规格、数量、采购时间、供应商选择等内容，确保采购计划具有可操作性。

2.对采购成本进行初步估算，