通用公文培训.pptxVIP

通用公文培训

演讲人：

日期:

未找到bdjson

目录

CATALOGUE

01

公文基础知识

02

写作规范要求

03

格式标准控制

04

处理流程管理

05

常见问题解析

06

实操能力训练

01

公文基础知识

公文定义与功能定位

公文定义

公文是行政机关、企事业单位、社会团体等组织在公务活动中形成的具有特定效力和规范格式的文件。

01

功能定位

公文是处理公务、传达信息、交流思想、解决问题的重要工具，具有政治性、权威性、规范性和时效性等特点。

02

法定文种分类体系

根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。

法定文种

公文根据行文方向、内容性质、管理权限等因素进行分类，形成一套完整的分类体系，便于管理和使用。

分类体系

行文方向

公文根据行文关系分为上行文、平行文和下行文，上行文指下级向上级报告工作、反映情况、提出建议等；平行文指同级或不相隶属的机关之间交流信息、协商工作等；下行文指上级对下级布置工作、发布指示等。

行文方向与效力层级

01

效力层级

公文的效力层级与其制发机关的级别、行文方向等因素有关，一般来说，上级机关制发的下行文具有较高的效力，下级机关制发的上行文则效力较低。同时，同一级别的机关制发的公文，其效力也因内容、行文方式等因素而有所不同。

02

02

写作规范要求

公文必须使用准确、规范的语言，避免产生歧义或误解。

准确性

公文应该尽可能简洁明了，避免冗长和复杂的句子结构。

简洁性

公文语言应该严谨、正式，符合官方文书的风格和规范。

严谨性

语言表述三性原则

结构要素完整标准

公文标题

应当准确反映公文的主要内容和目的。

01

公文正文

包括缘由、事项和要求三个部分，应当条理清晰，逻辑严密。

02

作者和署名

公文应当明确作者，并在适当位置署名。

03

日期和印章

公文应当注明日期，并加盖公章以示正式。

04

特定场景用语规范

称谓

公文中的称谓应当准确、得体，符合礼仪和身份关系。

专用语

公文中有一些特定的专用语，如“此致”、“敬礼”等，应当正确使用。

用词

公文中的用词应当准确、规范，避免使用口语化、不规范的词语。

语气

公文应当使用恰当、得体的语气，既要表达出自己的权威和严肃性，也要尊重对方，避免过于强硬或过于卑微。

03

格式标准控制

版头要素排列规则

字体

版头要素应使用规定的字体，通常为黑体或宋体，字号大小需符合标准。

排列顺序

版头要素应按照规定的顺序排列，包括公文标题、发文机关标志、发文字号等。

标题

标题应准确反映公文内容，使用恰当的字词，避免出现歧义。

发文机关标志

发文机关标志应使用全称或规范化简称，位于标题上方居中位置。

正文排版技术指标

正文应使用规定的字体和字号，通常为仿宋或宋体，字号需保持一致。

字体字号

行距

对齐方式

页边距

正文行距应设置为固定值，通常为单倍行距或1.5倍行距，以保证文本清晰易读。

正文内容通常采用两端对齐方式，段落之间应空一行，以保持整体美观。

正文页边距需符合标准，上下边距通常为2.54厘米，左右边距为3.17厘米。

版记规范配置说明

版记规范配置说明

版记内容

版记格式

版记位置

特殊标识

版记应包含公文的印发机关、印发日期、印发份数等信息，确保公文的可追溯性。

版记通常位于公文最后一页的底部，与正文之间应留有一定的空白距离。

版记应按照规定的格式进行排版，各要素之间需用分隔线隔开，保持清晰易读。

对于机密、紧急等特殊公文，应在版记部分进行明显标识，以便识别和管理。

04

处理流程管理

收文处理六步流程

接收

收到文件后应立即进行初步分类、登记，确保文件完整、准确。

01

分办

根据文件内容和紧急程度，确定文件处理方式和责任人。

02

阅批

将文件交给相关领导或工作人员进行审批，审批意见需明确、具体。

03

承办

根据批示意见，进行具体业务操作，如起草、修改、签发等。

04

催办

对需要办理的文件进行督促、检查，确保按期、高效完成。

05

归档

文件办理完毕后，进行分类、整理、归档，以备日后查阅。

06

发文审批关键环节

对文件内容、格式、语言等进行全面审查，确保准确无误。

审核

由领导或授权人进行最终审批，签发前需再次核对文件内容。

签发

明确文件目的、内容、要求，确保符合法规、政策要求。

起草

对签发后的文件进行再次审核，确保文件内容、格式等符合要求。

复核

文件经过复核无误后，按照规定程序正式发出。

发出

归档保存期限标准

根据文件重要程度、利用频率等因素，确定不同的保管期限。

文书档案

电子档案

会计档案

影像档案

制定电子档案管理制度，确保电子文件的真实性、完整性、可用性。

会计账簿、凭证等会计档案，按照规定