文史档案管理制度.doc

文史档案管理制度

档案是科学技术储备的一种形式，是信息交流，提高工作效率和质量的必要条件。医院的各类档案是指在医疗、科研、教学基建、设备、财务、行政管理以及在其它各项活动中直接形成的，对医院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。

医院形成的各类档案，既是医院的真实记录，又是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统、安全，有利于开发利用；任何承办单位或个人不得分散保存。

医院各部门应根据医院档案管理条例及归档范围，做好各类文书、科技档案的归档工作，要求做到书绘工整、声像清晰、装订整洁，字迹色彩牢固和保存的永久性。

医院实行由文书处理部门、科研课题负责人，业务主管单位立卷归档责任制。各科室应有专人具体负责本科室的档案工作，并根据实际情况，明确落实专、兼职档案员。医疗、科研、教学、基建等部门应有专人负责档案工作，每年定期按规定时间向医院档案室移交档案。

档案部门要做好各类档案的系统化工作，做到分类科学、整理系统、保管安全、统计正确、利用方便，要完善检索工具，提高利用率，热情主动服务。

严格执行安全、保密制度。各类档案库房与办公用房要分开，添置必要设备，做好防火、防盗、防高温、防光、防尘、防潮、防虫鼠等工作。

档案的使用与审批

1．档案主管部门应严格掌握档案的定级，严格履行借阅使用审批手续，借阅人要在指定地点查阅；不准涂改、圈划、打叉、增删、插剪、抽页、调换、污损卷内文件，不得擅自公开档案内容，违者视问题性质和情节，给予批评、警告、公开检讨、罚款直至追究法律责任。

2．各类档案一般不外借，如确需外借者，须经院办公室主任审批同意后办理借出登记手续；借出时间原则上不超过3天，如确因特殊情况需要延期时，必须注明归还日期（不超过二个星期），凡逾期不归还者，视拖延时间的长短，给予不同程度的罚款处理。

3．借阅文书档案的审批权限查阅属自己职能范围的档案，可直接向档案室办理借阅手续；查阅不属自己职能范围的档案，应经立卷部门的负责同志同意方可借阅，凡借阅院办公室会议记录，应经院办主任批准；相关文件按阅读范围和工作需要查阅。不能借阅；院外人员查阅本院档案时一律凭单位正式介绍信，并经负责人批准，参照上述规定办理。

4．借阅科技档案的审批权限原则上只借阅本人、本课题组或本部门有关的科技档案；凡借阅他人科技档案，需经有关部门，有关领导批准后方可借阅；凡借阅机密以上的科技档案，必须由部门主管领导批准；院外单位需要查阅医院科技档案时；须持本单位介绍信，经部门主管领导和有关部门同意后方可借阅。查阅机密以上的科技档案，须经主管院长批准后方可查阅。严禁将其借出。

根据档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地确定档案的存毁；鉴定工作在分管院长的领导下，由有关业务科室科技人员及档案人员组成鉴定小组，按规定进行。

凡失去保存价值的档案，须由鉴定小组选具清册，经分管院长批准后，由两名以上人员在指定地点销毁，并且在销毁清册上签字。