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供应商关系管理系统操作手册

供应商关系管理系统操作手册

一、系统概述与基础操作

供应商关系管理系统（SRM）是企业优化供应链管理、提升采购效率的核心工具。本部分将介绍系统的基本架构、登录流程及主界面功能模块，帮助用户快速熟悉操作环境。

（一）系统架构与功能模块

供应商关系管理系统采用B/S架构，支持多终端访问，包含供应商管理、合同管理、订单协同、绩效评估四大核心模块。供应商管理模块实现供应商准入、分类及信息维护；合同管理模块支持电子合同签署与履约跟踪；订单协同模块涵盖采购订单生成、发货通知及对账功能；绩效评估模块通过KPI指标量化供应商表现。

（二）登录与主界面导航

用户通过企业统一身份认证平台登录系统，首次登录需修改初始密码并绑定手机号。主界面分为顶部导航栏、左侧功能树及工作区。顶部导航栏包含消息中心、个人设置及帮助文档入口；左侧功能树按模块分类展示子功能；工作区动态显示当前操作内容。用户可通过“收藏夹”功能自定义常用功能快捷入口。

（三）基础配置与权限管理

系统管理员需提前配置组织架构、用户角色及数据权限。在“系统设置”中，可定义审批流程、单据编号规则及邮件提醒模板。权限管理采用RBAC模型，支持按部门、岗位分配数据查看与操作权限。例如，采购员可查看全部供应商信息但仅能编辑自己负责的品类，财务人员仅能访问对账相关功能。

二、核心功能操作指南

本部分详细说明各模块的具体操作流程，涵盖供应商生命周期管理、订单协同及数据分析场景。

（一）供应商全生命周期管理

1.准入申请：采购员在“供应商管理”模块发起新供应商准入，填写企业基本信息、资质文件及品类信息，提交后触发合规部门审核。系统支持OCR识别营业执照自动填充字段。

2.信息维护：供应商通过门户更新联系方式、银行账户等非关键信息，关键信息变更需采购方审核。历史修改记录可追溯，避免争议。

3.分级与淘汰：根据绩效评估结果，系统自动标记供应商等级（A/B/C级）。连续两次C级评价触发淘汰流程，采购经理可在“评估看板”发起终止合作审批。

（二）采购订单协同流程

1.订单生成：采购员在系统中选择合同条款，输入物料编码、数量及交付日期，系统自动校验库存与预算。支持从Excel批量导入订单明细，生成后自动发送至供应商端口。

2.状态跟踪：供应商登录门户确认订单，上传发货单号及预计到达时间。系统实时更新订单状态（待确认/已发货/部分交付/已完成），采购方可设置到货提醒。

3.异常处理：若发生交货延迟，采购员点击订单详情页的“异常报备”按钮，选择原因代码并通知供应商。系统自动记录异常次数，影响供应商绩效评分。

（三）绩效评估与数据分析

1.KPI配置：管理员在“绩效模板”中定义质量合格率、交货准时率等指标权重。系统支持按品类差异化设置评估标准，例如电子元器件重点考核质量，物流服务侧重时效。

2.数据采集：系统自动整合订单履约、质检报告及财务付款数据，手动评估项由采购员定期填写。供应商可在线查看评估明细并提交申诉。

3.可视化报表：内置“供应商对比分析”“品类成本趋势”等预设报表，用户可拖拽字段生成自定义看板。高级分析支持导出至BI工具进一步处理。

三、高级功能与系统集成

针对复杂业务场景，系统提供扩展功能及与企业其他系统的数据对接方案。

（一）电子合同与电子签章

1.模板管理：法务部门上传合同范本至系统库，采购员创建合同时关联模板，关键条款（如违约金比例）自动锁定不可修改。

2.签署流程：供应商在线核对合同内容，使用数字证书或短信验证码签署。系统记录签署时间戳及IP地址，合同归档后自动同步至ERP财务模块。

3.履约监控：系统提取合同中的里程碑节点（如预付款期限、验收标准），触发邮件提醒相关责任人。变更请求需双方在线确认生成补充协议。

（二）移动端与API集成

1.移动应用：供应商可通过企业微信或钉钉小程序接收订单通知、上传发货凭证。采购审批人支持手机端会签，紧急流程可设置短信二次提醒。

2.ERP对接：系统通过RESTAPI与SAP/OracleERP同步物料主数据、库存信息及财务凭证。每日凌晨自动执行数据校验，差异记录生成待处理任务。

3.风险预警：集成天眼查接口实时监控供应商经营异常（如股权冻结、行政处罚），触发预警时自动暂停合作并通知风控部门。

（三）系统维护与故障处理

1.数据备份：每日凌晨3点全量备份数据库，保留最近30天备份文件。管理员可通过“数据恢复”工具选择时间点还原。

2.日志审计：系统记录所有敏感操作（如删除供应商、修改合同金额），审计员可导出操作日志生成合规报告。

3.常见故障：针对“页面加载