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家长信息登记管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司与家长之间的信息沟通与管理，确保家长信息的安全、准确和有效利用，特制定本管理制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体员工在与家长进行信息登记、沟通及相关管理工作时的行为规范。

（三）基本原则

1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保家长信息登记管理工作合法合规。

2.准确性原则：确保所登记的家长信息真实、准确、完整。

3.保密性原则：妥善保管家长信息，防止信息泄露、篡改或丢失。

4.必要性原则：仅收集与公司业务相关的必要家长信息，避免过度收集。

二、家长信息登记内容

（一）基本信息

1.家长姓名、性别、年龄、联系方式（手机号码、电子邮箱）。

2.家长身份证号码（用于身份验证及必要的信息核对）。

（二）家庭信息

1.家庭成员关系（如父亲、母亲、监护人等）。

2.其他家庭成员姓名、联系方式。

（三）教育相关信息

1.孩子所在学校、年级、班级。

2.孩子的学习情况、兴趣爱好等（如有需要）。

（四）沟通偏好

1.家长希望接收信息的方式（短信、邮件、电话等）及频率。

2.家长对沟通时间的偏好（如工作日、周末等特定时间段）。

三、信息登记流程

（一）首次接触登记

1.公司员工在与家长首次接触时，应向家长说明信息登记的目的、用途及相关保密措施。

2.使用统一的家长信息登记表，由员工指导家长如实填写各项信息。

3.对于家长填写不完整或不清楚的信息，员工应及时进行询问并协助补充完整。

（二）信息审核

1.员工完成信息收集后，应将登记表提交给上级主管进行审核。

2.上级主管对家长信息的准确性、完整性进行审核，对于不符合要求的信息，及时返回员工要求家长补充或修正。

（三）信息录入

1.审核通过的家长信息，由专人负责录入公司信息管理系统。

2.在录入过程中，要确保信息的准确无误，同时对信息进行分类存储，以便后续查询和使用。

（四）信息存档

1.录入系统后的家长信息应进行备份存档，存档方式可采用电子文档和纸质文档相结合的方式。

2.纸质文档应按照一定的顺序进行装订，并存放在专门的档案柜中，便于查阅和管理。

四、信息更新与维护

（一）定期更新

1.公司应定期（如每半年或一年）对家长信息进行更新，确保信息的时效性。

2.通过电话、短信或邮件等方式通知家长进行信息更新，提醒家长关注自身信息变化情况。

（二）实时更新

1.当家长主动联系公司告知信息变更时，员工应及时记录并按照信息登记流程进行更新。

2.在涉及家长重要信息变更（如联系方式、家庭住址等）时，应及时通知相关部门和人员，确保沟通的顺畅。

（三）信息维护

1.安排专人负责家长信息管理系统的日常维护，确保系统的正常运行，防止信息丢失或损坏。

2.定期对信息管理系统进行数据备份，以应对可能出现的数据丢失情况。

五、信息使用规范

（一）内部使用

1.公司员工因工作需要使用家长信息时，应严格遵循“最小化原则”，仅获取完成工作所需的必要信息。

2.在使用家长信息过程中，不得泄露给无关人员，不得用于非公司业务相关的目的。

（二）外部合作

1.如因业务需要与外部合作伙伴共享家长信息，必须事先获得家长的书面同意。

2.与外部合作伙伴签订保密协议，明确双方在信息保护方面的责任和义务，确保家长信息的安全。

（三）数据分析与利用

1.公司可对家长信息进行合理的数据分析，以了解家长需求、优化服务等，但不得侵犯家长的隐私。

2.分析结果应仅用于公司内部决策和业务改进，不得用于其他非法或不当用途。

六、信息安全管理

（一）访问控制

1.对家长信息管理系统设置不同的访问权限，根据员工工作职责授予相应的信息访问级别。

2.定期检查员工的信息访问权限，确保权限与工作需求相符，及时调整权限变动人员的访问权限。

（二）数据加密

1.对存储在信息管理系统中的家长信息进行加密处理，防止信息在传输和存储过程中被窃取或篡改。

2.在与外部传输家长信息时，采用安全的传输协议，确保数据传输的安全性。

（三）安全培训

1.定期组织公司员工进行信息安全培训，提高员工的信息安全意识和防范能力。

2.培训内容包括信息安全法律法规、信息保护措施、数据安全操作规范等。

（四）安全审计

1.建立信息安全审计机制，定期对家长信息登记管理工作进行审计。

2.审计内容包括信息登记流程的合规性、信息使用的合理性、信息安全措施的执行情况等，及时发现并纠正存在的问题。

七、家长信息保密规定

（一）保密责任

1.公司全体员工均有义务保