第四节团购卡管理规定.doc

第四节团购卡管理规定

一、总则

1、为规范团购卡的设计、购置、保管、使用、稽核等流程，协调财务部、营运部、团购部、行政部、信息部等相关部门在团购卡方面的管理关系，明确各职能部门的管理责任与权限。根据有关规定制定本办法。

2、使用团购卡应遵守法律法规的规定。

二、定义

1、团购卡是指消费者（客户）一次性存入一定款项后，由公司给付的等额标准的提货凭证，又称提货券（卡）、团购券（卡）、贵宾卡、储值卡等，以下统称团购卡。

2、团购卡的设计包括式样设计（含防伪设计）、版本设计、功能与用途设计、卡号段与面值设计等。团购卡的购置包括购买、印制、制作、订购、联合发行等。团购卡的保管包括空白卡与生效卡的实物保管、交接管理等。团购卡的使用指生效卡的发放（销售、赠送、领用）、消费等。团购卡的稽核包括团购卡进销存的稽核及团购卡的账实稽核。

3、团购卡按功能分类：储值卡、非储值卡：

1）储值卡：使用磁条卡（MC卡）、芯片卡（IC卡）、条码卡作为顾客预存金额的提货凭证，由读卡器读取磁条、芯片、条码信息并调取数据库中的该卡账户，每消费一笔，在账户上登录一笔，其余额相应减少。一次充值可多次刷卡消费；

储值卡：使用条码卡或普通纸质卡作为一次消费使用的等额提货凭证。

4、团购卡按用途的分类：售卖卡、非售卖卡

1）售卖卡：用于对外销售的团购卡，必须取得对等资金；

2）非售卖卡：用于返利发放、促销赠送、员工福利发放或对外招待使用的团购卡。

5、团购卡空白卡指尚未经过审核的不可消费的卡。团购卡生效卡指可以直接消费的卡。生效卡视同现金管理，空白卡作为重要票证管理。

基本流程

1、版本设计

1）团购卡的式样设计由企划部门负责，经与团购、财务、公司律师等部门共同商议、会审后确定，由总经理批准确定；

2）售卖卡和非售卖卡应区分，非售卖卡一般采用纸质卡；

3）不同用途或功能的团购卡要采取不同的版面样式或有区别标志；

4）在团购卡背面要有明显的卡的用途、政策、使用规定、使用期限和权限等的文字说明，要注意规避政府政策风险和法律风险；

5）不同版本的团购卡要采取不同的号码段，并根据号码段设定面值，具体版本和号码段的面值管理由财务部确定；

6）同一版本的团购卡应连续编号。

2、面值设定：团购卡定额设定五种面值，分别为：50元、100元、200元、500元和1000元，不启用零星卡，储值卡和非储值卡均为定额卡。

3、订制

1）从制作成本与安全方面确定合理的制作量和订制周期。

2）未填报《团购卡制作申请单》或《团购卡制作申请单》未经批准的不得购制、验收团购卡，也不得支付团购卡的购置费用。

3）团购卡由综超事业部资产部统一印制。

4、验收。

1）团购卡验收应根据《团购卡制作申请单》做到逐号逐卡验收，不同类型的团购卡应有专门的验收程序和标准。验收内容包括：

●卡的质量与卡面印刷质量是否符合公司要求；

●卡的版面图案、文字说明是否与样卡完全一致；

●卡号是否连续存放，有无重号、漏号、错号等情况；

●包装盒上是否注明相应的卡号段和张数，并且与包装盒内的卡号段和张数完全一致等。

●要求供应商必须以每100张（或其他定额张数）包装一盒，对于有问题的团购卡必须将整个包装盒的卡片退回并重新制作。

2）团购卡验收无误，由验收部门填制《团购卡交接清单》（一式三份），其中一份交订制单位作为结算制作费用的依据，一份交财务部作为初始建账、稽核的依据，一份由验收部门保存。

3）团购卡自验收到发放阶段的每一环节的转手均必须办理交续，填制《团购卡交接清单》并经交接双方签字。

4）每次团购卡验收后，财务部要对所制卡的用途、版本号、卡号段、面值、数量、金额、制卡时间和使用期限等进行详细的手工帐记录，以便日后盘点和复查。团购卡由财务部总收室负责保管。

5、审核。新验收的团购卡需经过审核程序后方可成为生效卡，用于发放。储值卡的审核包括写磁、充值、生效操作（类似于加盖印章）等程序（其中一项或多项），纸质卡的审核指加盖专门印章的过程。

6、销售。

1）负责团购卡销售款的收取及实物保管的人员必须是财务人员（以下简称团购卡销售员），销售地点可设在财务部门、团购部门或单设专门的办公场所。

2）团购部负责接待客户针对团购卡的购买、咨询、过期处理、争议解决等相关事宜。

3）团购部实行客户资源管理，确定客户的信誉等级，建立客户档案和客户账户。记录每一个客户购买团购卡的日期、数量、金额、付款方式等。

4）若销售员当日领取的团购卡没有交付给顾客，当日必须交回财务部金库。

5）客户购买团购卡由团购部填制《团购卡销售单》（一式二联），客户持《团购卡销售单》至团购卡销售员处缴款，款项收讫后（银行转账的以进账单确认款项收讫）由团购卡销售员给付等额团购卡，由客户在《团购卡销售单》上签收，团购卡销售员留存一联《团购卡销售单》。非经有效担保禁止赊销团购卡。有