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公司档案管理制度

一、总则

（一）目的

为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司档案管理的科学化、规范化水平，根据国家有关法律法规和档案管理的相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。

（三）定义

本制度所称档案，是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、录音、录像等。

二、档案管理机构及职责

（一）档案管理部门

公司设立综合档案室，作为公司档案管理的职能部门，负责公司档案的集中统一管理。综合档案室配备专职档案管理人员，具体负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。

（二）各部门职责

1.各部门是本部门档案管理的责任主体，应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

2.各部门应按照本制度的要求，及时、准确地将本部门形成的档案移交综合档案室保管。

3.各部门应积极配合综合档案室的工作，提供必要的协助和支持。

（三）档案管理人员职责

1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定公司档案管理的具体工作方案和措施。

2.负责公司档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管、统计和利用等工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

3.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和档案管理水平。

4.定期对公司档案进行清查和鉴定，对已超过保管期限的档案提出销毁意见，经公司领导批准后组织实施。

5.负责公司档案信息化建设工作，推进档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理的效率和服务质量。

6.做好档案的保密工作，严格遵守档案保密制度，防止档案信息的泄露和失密。

三、档案的收集与整理

（一）收集范围

1.公司行政文件，包括公司的规章制度、通知、通报、决定、决议等。

2.公司业务文件，包括合同、协议、项目文件、市场调研报告、客户资料等。

3.公司财务文件，包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。

4.公司人事文件，包括员工档案、劳动合同、薪酬福利文件、培训记录等。

5.公司技术文件，包括产品设计图纸、技术标准、工艺流程、研发报告等。

6.公司声像档案，包括照片、录音、录像等。

7.其他具有保存价值的文件和资料。

（二）收集要求

1.各部门应建立健全档案收集制度，明确档案收集的责任人和收集范围，确保档案收集的全面性和完整性。

2.档案收集应遵循及时、准确、完整的原则，各部门应在文件形成后的规定时间内将档案移交综合档案室保管。

3.对于重要的文件和资料，应同时收集纸质档案和电子档案，确保档案的安全性和可利用性。

4.档案收集过程中，应注意对档案的质量进行检查，确保档案的字迹清晰、图表完整、签字盖章齐全。

（三）整理方法

1.档案整理应遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。

2.档案整理应按照分类、编号、装订的步骤进行。分类应根据档案的内容和性质进行，编号应采用统一的编号规则，装订应牢固、整齐。

3.对于纸质档案，应采用线装或胶装的方式进行装订；对于电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行存储，并建立相应的电子档案目录。

4.档案整理完成后，应填写档案整理说明，注明档案的分类、编号、数量、保管期限等信息。

四、档案的保管与保护

（一）保管条件

1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等条件，确保档案的安全。

2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器等。

3.档案库房应保持整洁、卫生，定期进行清理和消毒。

（二）保管要求

1.档案应按照分类、编号的顺序存放在档案柜或密集架中，便于查找和利用。

2.对于珍贵、重要的档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存等。

3.档案库房应实行专人管理，非档案管理人员不得擅自进入档案库房。

4.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。

（三）保护措施

1.公司应加强对档案的保护意识，采取必要的技术手段和管理措施，防止档案的损坏和丢失。

2.对于纸质档案，应采取防潮、防虫、防鼠等措施，定期进行晾晒和消毒；对于电子档案，应采取备份、加密等措施，确保档案的安全性和可利用性。

3.公司应建立档案应急处置预案，在发生自然灾害、火灾、盗窃等突发事件时，能够及时采取有效的应急措施，保护档案的安全。

五、档案的利用与服务

（一）利用原则

1.档案利用应遵循合法、合规、安全、便捷的原则，确保档案的合理利用和信息安全。

2.公司员工因工作需要可以查阅、借阅档案，但应遵守档案利用