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公司费用管理制度

为加强公司费用管理，规范费用报销流程，合理控制公司经营成本，提高资金使用效率，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本。

一、适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工的费用报销管理。

二、费用管理原则

1.预算控制原则

公司实行费用预算管理制度，各部门应根据年度经营计划和工作安排，编制本部门年度费用预算，并分解到季度和月度。费用报销应严格在预算额度内进行，超预算费用需按规定程序进行审批。

2.真实性原则

费用报销必须真实、合规，所提供的发票及相关凭证应与实际业务相符，不得虚报、冒领费用。

3.合理性原则

费用支出应符合公司的业务需求和经营实际，具有合理性和必要性。对于不合理的费用支出，财务部门有权拒绝报销。

4.及时性原则

员工应在费用发生后及时办理报销手续，一般应在费用发生之日起[X]个工作日内完成报销，特殊情况需经部门负责人批准。

三、费用报销流程

1.费用申请

（1）对于需要预先申请的费用，如差旅费、业务招待费等，员工应在费用发生前填写《费用申请表》，注明费用用途、金额、预计发生时间等信息，并按审批流程报相关负责人审批。

（2）部门负责人应根据业务实际情况对费用申请进行审核，确保费用支出的合理性和必要性。对于超出部门预算的费用申请，应提交公司领导进行审批。

2.费用报销

（1）费用发生后，员工应及时整理相关发票和凭证，填写《费用报销单》，注明费用项目、金额、报销日期等信息，并附上对应的发票和凭证。发票应符合国家税务规定，内容完整、清晰，加盖开票单位发票专用章。

（2）员工将填写好的《费用报销单》及相关凭证提交给部门负责人进行审核。部门负责人应审核费用的真实性、合理性和合规性，确认无误后签字批准。

（3）部门负责人审核通过后，员工将报销单据提交给财务部门进行审核。财务部门应审核发票的合法性、报销金额的准确性以及是否符合公司费用管理制度的规定。对于不符合要求的报销单据，财务部门应及时通知员工进行补充或更正。

（4）财务部门审核通过后，报销单据提交给公司领导进行审批。公司领导根据公司的财务状况和费用预算对报销事项进行最终审批。

（5）公司领导审批通过后，财务部门按照规定的付款方式将报销款项支付给员工。

四、主要费用报销标准及规定

1.差旅费

（1）定义

差旅费是指员工因公务需要到外地出差所发生的交通费用、住宿费用、伙食补助费和市内交通费等。

（2）交通费用

①员工出差应选择经济、合理的交通工具。乘坐飞机应符合公司规定的级别标准，一般员工出差原则上不得乘坐头等舱和公务舱。如因特殊情况需要乘坐的，需提前经公司领导批准。

②乘坐火车、轮船等交通工具，应根据公司规定的标准选择相应的座位或舱位。超出标准的部分，由员工自行承担。

③员工出差期间的市内交通费实行限额报销制度，具体标准根据出差地区的不同分为[具体标准1]、[具体标准2]等几类地区，分别规定不同的报销限额。员工应提供有效的市内交通票据进行报销，超出限额部分不予报销。

（3）住宿费用

①员工出差的住宿费用应根据公司规定的标准进行报销。公司根据不同地区的经济发展水平和物价情况，制定了不同的住宿标准，分为[标准1]、[标准2]等几类。员工应选择符合标准的酒店入住，超出标准的部分由员工自行承担。

②员工与同性同事一起出差，应尽量安排两人同住一个房间，住宿费按两人实际发生的费用报销，但不得超过两人标准住宿费之和。

（4）伙食补助费

①员工出差期间的伙食补助费实行定额包干制度，按出差天数计算。具体标准根据出差地区的不同分为[标准1]、[标准2]等几类，不同地区的补助标准不同。

②员工出差期间如已由接待单位安排用餐或参加会议等活动统一安排用餐的，不再享受当天的伙食补助费。

（5）差旅费报销注意事项

①员工出差结束后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。报销时应提供完整的交通票据、住宿发票等相关凭证。

②差旅费报销单应详细填写出差日期、出差地点、交通工具、住宿费用、伙食补助费等信息，并与所提供的凭证相符。

③对于出差期间发生的其他费用，如订票费、行李托运费等，应提供合法有效的票据，并在报销单上注明费用项目和金额。

2.业务招待费

（1）定义

业务招待费是指公司为了拓展业务、维护客户关系等需要而发生的招待客户的费用，包括餐饮费、礼品费等。

（2）审批流程

①员工因业务需要发生业务招待费前，应填写《业务招待费申请表》，注明招待对象、招待事由、预计费用金额等信息，并按审批流程报相关负责人审批。

②部门负责人应根据业务实际情况对业务招待费申请进行审核，确保招待活动的必要性和费用支出的合理性。对于单次招待费用超过[X]元的申请，应提交公司领导进行审批。

（3）报销标准

①业务招待费应遵循“合理、必要、节约”的原则，严格控制费用