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外贸合同存档管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司外贸合同的规范化管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，便于合同的查阅、检索和使用，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有外贸合同的存档管理工作。

（三）基本原则

1.集中统一原则

外贸合同档案由公司指定的部门或专人进行集中管理，确保档案的完整性和一致性。

2.分类管理原则

根据合同的性质、类型、时间等因素进行分类，便于查找和管理。

3.安全保密原则

采取必要的安全保密措施，防止合同档案的丢失、损坏和泄露。

二、合同签订前的准备

（一）合同文本审核

1.业务部门在签订外贸合同前，应将合同文本提交给法务部门进行审核。

2.法务部门应重点审查合同的合法性、合规性、完整性和准确性，对合同条款提出修改意见和建议。

3.业务部门应根据法务部门的审核意见，对合同文本进行修改和完善，确保合同符合公司利益和法律法规要求。

（二）合同编号

1.合同签订后，由业务部门负责为合同编制唯一的编号。

2.合同编号应按照一定的规则进行编制，确保编号的系统性和连贯性。例如，可以采用年份+月份+序号的方式进行编号，如202308001表示2023年8月签订的第1份合同。

（三）合同副本准备

1.业务部门应在合同签订后及时准备合同副本，副本数量应根据实际需要确定。

2.合同副本应与正本内容一致，并加盖公司公章或合同专用章。

三、合同签订过程中的管理

（一）签字盖章

1.合同经双方协商一致并审核通过后，由双方授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。

2.签字盖章应严格按照公司规定的程序进行，确保合同的真实性和有效性。

（二）合同原件保管

1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件移交至档案管理部门进行保管。

2.档案管理部门应设立专门的合同档案柜，对合同原件进行分类存放，并建立相应的台账。

（三）合同副本分发

1.业务部门应根据合同执行情况，将合同副本分发给相关部门和人员，确保各部门和人员能够及时了解合同内容和执行情况。

2.合同副本分发应做好记录，明确分发时间、部门、人员和份数等信息。

四、合同执行过程中的管理

（一）合同跟踪

1.业务部门应指定专人负责合同的跟踪管理，及时掌握合同的执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。

2.合同跟踪人员应定期向业务部门负责人汇报合同执行情况，遇有重大问题应及时向上级领导汇报。

（二）合同变更

1.合同执行过程中，如因各种原因需要变更合同内容，业务部门应及时与对方协商，并签订书面的合同变更协议。

2.合同变更协议应按照合同签订的程序进行审核、签字和盖章，并及时将变更协议副本提交至档案管理部门进行存档。

（三）合同付款

1.财务部门应根据合同约定和业务部门的付款申请，及时办理合同付款手续。

2.付款申请应附合同副本、发票、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、合规。

（四）合同验收

1.业务部门应在合同约定的时间内组织相关人员对合同标的进行验收，确保合同标的符合合同要求。

2.验收合格后，业务部门应出具验收报告，并将验收报告副本提交至档案管理部门进行存档。

五、合同存档管理

（一）存档范围

1.公司签订的所有外贸合同原件及相关附件。

2.合同签订过程中的往来函件、谈判记录、会议纪要等资料。

3.合同执行过程中的变更协议、付款申请、验收报告等资料。

（二）存档要求

1.档案管理部门应按照合同编号顺序，将合同及相关资料进行整理、装订，并装入档案盒或档案袋中。

2.合同档案应保持整洁、完好，不得随意涂改、损坏或丢失。

3.档案管理部门应建立合同档案电子台账，详细记录合同的编号、名称、签订日期、执行情况等信息，便于查询和管理。

（三）存档期限

1.外贸合同档案的存档期限为自合同履行完毕或终止之日起[X]年。

2.对于涉及重要事项或有特殊规定的合同，存档期限应按照相关法律法规和公司规定执行。

（四）存档地点

1.合同档案应存放在公司指定的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。

2.档案管理部门应安排专人负责库房的日常管理，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。

六、合同查阅与借阅

（一）查阅权限

1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。

2.涉及公司机密的合同档案，查阅人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露合同内容。

（二）借阅程序

1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同借阅申请表》