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培训机构会议管理制度

总则

一、目的

为规范本培训机构的会议管理，提高会议效率，确保信息沟通的及时性和准确性，特制定本制度。会议是培训机构进行决策、沟通、协调和推动工作的重要手段，通过合理组织和有效管理会议，能够促进各部门之间的协作，提升工作效率，实现培训机构的战略目标。

二、适用范围

本制度适用于本培训机构内所有部门和员工，包括总部及各分支机构。

三、会议分类

1.高层管理会议：由培训机构高层领导主持，包括董事会会议、总经理办公会议等，主要讨论培训机构的重大战略决策、年度经营计划、财务预算等重要事项。

2.部门会议：由各部门负责人主持，包括部门周例会、部门月度总结会等，主要讨论本部门的工作进展、存在问题及解决方案，协调部门内部工作。

3.专题会议：针对特定问题或项目召开的会议，由相关部门或人员参加，如新项目启动会议、教学质量研讨会等，主要集中解决某一领域的具体问题。

4.员工大会：全体员工参加的会议，由培训机构领导或人力资源部门主持，主要传达机构的重要决策、通报工作进展、表彰优秀员工等。

四、会议组织与召开

1.会议组织

（1）会议的组织工作由人力资源部门负责，包括会议的安排、通知、场地布置、设备准备等。

（2）各部门应提前将本部门需要召开的会议计划提交给人力资源部门，人力资源部门应根据会议的重要程度和时间安排，合理协调会议资源，确保会议的顺利进行。

（3）对于高层管理会议和重要的专题会议，人力资源部门应协助会议主持人做好会议的准备工作，包括收集会议资料、组织参会人员等。

2.会议通知

（1）会议通知应提前发送给参会人员，通知内容应包括会议时间、地点、主题、参会人员等信息。

（2）会议通知应至少提前[X]个工作日发送，以便参会人员做好准备工作。对于紧急会议，应在最短时间内通知到参会人员。

（3）参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向会议主持人请假，并说明请假原因。

3.会议召开

（1）会议主持人应提前到达会议现场，做好会议准备工作。

（2）会议应按照预定的时间开始，主持人应简要介绍会议的主题和议程，确保参会人员清楚会议的目的和内容。

（3）会议过程中，主持人应控制会议节奏，引导参会人员积极发言，充分讨论问题，达成共识。对于讨论激烈的问题，主持人应及时进行协调和引导，确保会议的高效进行。

（4）会议记录应由专人负责，记录内容应包括会议的主题、议程、参会人员、发言内容、决议等重要信息。会议记录应在会议结束后[X]个工作日内整理完毕，并发送给参会人员和相关部门。

（5）会议结束后，主持人应对会议进行总结，明确会议的决议和下一步的工作安排，并要求参会人员按照会议要求落实工作。

五、会议决策与执行

1.会议决策

（1）会议应根据讨论的结果做出决策，决策应明确、具体，具有可操作性。

（2）对于重要的决策，应形成会议纪要，明确决策的内容、责任人和完成时间等信息。会议纪要应经会议主持人和参会人员签字确认后，发送给相关部门和人员执行。

（3）对于需要进一步研究或协调的问题，应明确责任部门和责任人，并规定完成时间，确保问题得到及时解决。

2.会议执行

（1）各部门应按照会议决议和工作安排，认真落实各项工作任务，确保会议决策的有效执行。

（2）人力资源部门应加强对会议决议执行情况的跟踪和督促，定期对会议决议的执行情况进行检查和评估，及时向会议主持人汇报执行情况。

（3）对于未能按时完成会议决议的部门和人员，应按照相关规定进行问责和处理，确保会议决策的严肃性和执行力。

六、会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参加，应提前向会议主持人请假，并说明请假原因。

2.参会人员应保持良好的会议秩序，不得在会议期间接听电话、玩手机或进行其他与会议无关的活动。

3.参会人员应尊重他人的发言意见，不得打断他人发言或进行人身攻击。对于不同的意见和观点，应通过合理的讨论和沟通来解决，不得进行争吵或冲突。

4.会议记录人员应认真记录会议内容，确保记录的准确性和完整性。对于重要的会议决策和决议，应及时进行整理和归档，以备查阅。

附则

一、本制度由人力资源部门负责解释和修订。

二、本制度自发布之日起生效，原有的会议管理制度同时废止。

三、各部门应根据本制度的要求，结合本部门的实际情况，制定本部门的会议管理实施细则，并报人力资源部门备案。

四、本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规和本机构的相关规定执行。

[培训机构名称]人事总监

[具体日期]