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培训中心档案管理制度

总则

一、目的

为规范培训中心档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于培训中心所有档案的管理，包括但不限于培训计划、培训资料、学员档案、教师档案、财务档案等。

三、管理原则

1.统一管理原则：培训中心档案实行统一管理，由专人负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

2.安全保密原则：档案管理应严格遵守保密制度，确保档案的安全和保密，防止档案的丢失、损坏和泄露。

3.便于利用原则：档案管理应注重档案的利用价值，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用效率。

4.定期整理原则：档案应定期进行整理和归档，确保档案的分类清晰、排列有序、目录准确。

四、档案管理机构及职责

1.培训中心设立档案管理部门，负责档案的管理工作。档案管理部门应配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

2.档案管理部门的职责包括：

（1）制定档案管理制度和工作计划，组织实施档案管理工作；

（2）负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；

（3）负责档案的统计、编目、鉴定和销毁等工作；

（4）负责档案的信息化建设和管理工作；

（5）负责档案的安全保卫和保密工作。

档案的收集与整理

一、档案的收集

1.档案的收集范围包括培训中心的各种文件、资料、报表、凭证等。

2.档案的收集应及时、准确、完整，不得遗漏或丢失。

3.各部门应将本部门形成的文件、资料等及时移交档案管理部门，不得自行留存。

4.档案管理部门应定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案的收集工作顺利进行。

二、档案的整理

1.档案的整理应按照档案的分类体系进行，确保档案的分类清晰、排列有序。

2.档案的整理应按照档案的保管期限进行，确保档案的保管期限准确无误。

3.档案的整理应按照档案的编号规则进行，确保档案的编号规范、唯一。

4.档案的整理应采用纸质档案和电子档案相结合的方式，确保档案的安全和可靠。

档案的保管与利用

一、档案的保管

1.档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施，确保档案的安全和完整。

2.档案的保管应按照档案的分类体系和保管期限进行存放，确保档案的存放有序、查找方便。

3.档案的保管应定期进行检查和维护，及时发现和处理档案的损坏、变质等问题，确保档案的质量。

4.档案的保管应建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，确保档案的安全和保密。

二、档案的利用

1.档案的利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，不得利用档案从事违法、违规或损害他人利益的活动。

2.档案的利用应按照档案的利用权限和利用程序进行，不得擅自扩大档案的利用范围或简化利用程序。

3.档案的利用应建立档案利用登记制度，详细记录档案的利用情况，包括利用人、利用时间、利用目的、利用内容等，以便于档案的管理和利用。

4.档案的利用应注重档案的利用价值，积极为培训中心的各项工作提供服务和支持，提高档案的利用效率。

档案的鉴定与销毁

一、档案的鉴定

1.档案的鉴定应定期进行，一般每三年进行一次。

2.档案的鉴定应按照档案的保管期限和档案的价值进行，确保档案的鉴定结果准确无误。

3.档案的鉴定应成立档案鉴定小组，由档案管理部门、相关业务部门和保密部门的人员组成，负责档案的鉴定工作。

4.档案的鉴定应采用直接鉴定法，即对档案的内容、形式、价值等进行全面、细致的鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。

二、档案的销毁

1.档案的销毁应按照档案的鉴定结果进行，未经鉴定的档案不得销毁。

2.档案的销毁应建立档案销毁审批制度，由档案鉴定小组提出档案销毁建议，经档案管理部门负责人审核、培训中心负责人批准后，方可进行销毁。

3.档案的销毁应采取秘密销毁的方式，不得将档案随意丢弃或出售。

4.档案的销毁应建立档案销毁登记制度，详细记录档案的销毁情况，包括销毁时间、销毁人、销毁原因等，以便于档案的管理和监督。

附则

一、本制度由培训中心档案管理部门负责解释。

二、本制度自发布之日起施行。

[正式落款]

[公司名称]人事总监

[日期]