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科技型企业行政管理电子档案管理规范

1范围

本文件规定了科技型企业行政管理电子档案管理的总则、元数据管理、整理、保管、利用、维护和处置。

本文件适用于科技型企业行政管理相关的电子档案管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T2828.1计数抽样检验程序第1部分：按接收质量限（AQL）检索的逐批检验抽样计划GB/T7156文献保密等级代码与标识

GB/T12628硬磁盘驱动器通用规范

GB/T17678（所有部分）CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

GB/T20988信息安全技术信息系统灾难恢复规范

GB/T26163.1信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则

DA/T15磁性载体档案管理与保护规范

DA/T18档案著录规则

DA/T31纸质档案数字化规范

DA/T38档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范

DA/T58电子档案管理基本术语

3术语和定义

DA/T58界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

电子文件electronicdocument

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

[来源：GB/T18894—2016，3.1]

3.2

电子档案electronicrecords

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

[来源：GB/T18894—2016，3.2]

3.3

元数据metadata

描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

[来源：GB/T26162—2021，3.12，有修改]

4总则

2

4.1电子档案管理应遵循纳入单位信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则。

4.2应建立严格的管理制度，明确行政部门电子档案管理的职责与分工。

4.3科技型企业行政部门电子档案自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

4.4应对电子档案的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

4.5应明确规定电子档案归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子档案的质量。

4.6归档电子档案同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4.7应保证电子档案的凭证作用，对只有电子签章的电子档案，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

4.8应配备各种设施，加强管理，确保电子档案数据的安全。

5元数据管理

5.1元数据内容

5.1.1元数据内容包括背景结构信息和管理过程信息。

5.1.2归档电子文件归档的生成日期、软件、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。

5.1.3归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者（如收件人、经办人、审核人、签发人等）以及办理结果。

5.1.4归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。

5.1.5归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。

5.2元数据结构

5.2.1背景结构信息表

科技型企业电子档案的背景结构信息见表1。

表1背景结构信息表

序号

字段名称

说明

1

形成部门

电子档案形成的部门信息

2

完成日期

电子档案的完成日期信息

3

通讯地址

电子档案主管部门的通讯地址信息

4

联系电话

电子档案主管部门的联系电话信息

5

联系人

电子档案主管部门联系人信息

6

硬件环境

电子档案的计算机、网络服务器型号、制造厂商等信息

7

操作系统

电子档案的计算机操作系统信息

8

操作系统版本

电子档案的计算机操作系统的版本信息

9

数据库系统

电子档案存储的数据库系统信息

3

表1背景结构信息表（续）

序号

字段名称

说明

10

数据库系统版本

电子档案存储的数据库系统的版本信息

11

相关软件

电子档案的相关软件信息

12

相关软件版本

电子档案的相关软件的版本信息

13

字节数

电子档案的字节数量

5.2.2管理过程信息表

科技型企业电子档案的管理过程信息见表2。

表2管理过程信息表

序号

字段名称

说明

1

岗位序号

形