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商业公司用章管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的所有印章管理。

（三）印章种类

1.公司公章：代表公司对外行使权利和承担义务的印章。

2.法定代表人章：用于特定文件签署等。

3.合同专用章：专门用于签订各类合同。

4.财务专用章：用于财务结算等相关业务。

5.部门章：各部门根据工作需要自行保管使用的印章，用于部门内部文件等。

6.其他专用章：如发票专用章等，用于特定业务领域。

二、印章的刻制与启用

（一）刻制

1.公司各类印章的刻制均需由行政部门统一办理。

2.申请刻制印章时，需填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息，并经相关负责人审批。

3.行政部门应选择具有资质的印章刻制单位进行刻制，确保印章质量和安全性。

（二）启用

1.新印章刻制完成后，行政部门应及时通知相关部门，并组织印章启用仪式。

2.启用印章时，需在《印章启用登记表》上登记启用日期、使用范围等信息，并由相关负责人签字确认。

3.印章启用后，原印章如有废止，应及时办理废止手续。

三、印章的保管

（一）保管原则

1.实行专人保管制度，确保印章安全。

2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识。

（二）保管职责

1.公司公章、法定代表人章由总经理办公室指定专人保管。

2.合同专用章由合同管理部门指定专人保管。

3.财务专用章由财务部门指定专人保管。

4.部门章由各部门负责人指定专人保管。

5.其他专用章由相关业务部门指定专人保管。

（三）保管要求

1.印章保管人员应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并妥善保管钥匙。

2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人使用，如有特殊情况需要委托他人使用，需经相关负责人批准，并办理委托手续。

3.印章保管人员应定期检查印章的使用情况，如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。

四、印章的使用

（一）使用范围

1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件等重要事项。

2.法定代表人章：用于特定文件签署、银行票据等。

3.合同专用章：用于签订各类合同。

4.财务专用章：用于财务结算、开具发票等。

5.部门章：用于部门内部文件、通知等。

6.其他专用章：用于特定业务领域的文件、票据等。

（二）使用流程

1.填写《印章使用申请表》：申请人需详细填写申请事项、文件名称、文号等信息，并签字确认。

2.审批：根据印章使用范围和审批权限，提交相关负责人审批。

3.用印：印章保管人员在核对审批通过的《印章使用申请表》后，方可进行用印操作。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。

4.登记：用印完成后，印章保管人员应在《印章使用登记表》上登记用印日期、文件名称、文号、申请人等信息。

（三）审批权限

1.公司公章：涉及公司重大事项、对外签订合同等，需经总经理审批。

2.法定代表人章：涉及重要文件签署等，需经法定代表人审批。

3.合同专用章：签订合同等，需经合同管理部门负责人和分管领导审批。

4.财务专用章：财务结算等，需经财务部门负责人审批。

5.部门章：部门内部文件等，需经部门负责人审批。

6.其他专用章：根据具体业务要求，由相关业务部门负责人审批。

（四）特殊情况处理

1.紧急情况下，如无法及时办理审批手续，需使用印章时，申请人应电话请示相关负责人同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。

2.涉及多部门的文件需要用印时，由主办部门负责填写《印章使用申请表》，并按审批权限依次审批。

五、印章的废止

（一）废止原因

1.公司名称变更。

2.印章损坏无法使用。

3.业务调整不再需要使用。

（二）废止流程

1.申请废止：由相关部门或人员填写《印章废止申请表》，注明废止原因、印章名称等信息。

2.审批：经相关负责人审批同意。

3.销毁：行政部门负责组织印章的销毁工作，销毁过程应进行登记，并由专人监督。

六、印章的检查与监督

（一）定期检查

1.行政部门应定期对公司印章的保管和使用情况进行检查，确保印章管理规范。

2.检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否合规、登记记录是否完整等。

（二）不定期抽查

1.公司领导或审计部门可根据工作需要，不定期对印章管理情况进行抽查。

2.对于抽查中发现的问题，应及时责令整改，并追究相关人员的责任。

（三）违规处理

1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司