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员工更换电话管理制度

一、总则

1.目的

为了加强公司内部沟通与协作，确保公司各项工作的顺利开展，规范员工电话使用及更换流程，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工。

3.基本原则

员工应及时、准确地向公司提供有效的联系方式，确保公司能够在工作时间内与员工保持畅通的沟通渠道。在更换电话时，应遵循相关流程，以保障公司信息传递的及时性和准确性。

二、员工电话信息管理

1.初始电话信息登记

新员工入职时，应在入职手续办理过程中，向人力资源部门提供本人常用的手机号码、办公电话等联系方式，并确保信息准确无误。

人力资源部门负责将员工提供的电话信息录入公司员工信息管理系统，作为公司与员工沟通的主要依据。

2.电话信息变更

员工个人电话信息发生变更时，应及时填写《员工电话信息变更申请表》，详细注明变更前后的电话号码、变更原因及生效日期等内容。

申请表需经所在部门负责人签字确认后，提交至人力资源部门。人力资源部门在收到申请表后的[X]个工作日内完成信息更新，并确保相关部门及人员能够及时获取最新的电话信息。

3.紧急联系人电话信息

员工应指定至少一名紧急联系人，并向公司提供紧急联系人的姓名、与员工的关系以及常用电话号码。紧急联系人信息如有变更，员工应参照电话信息变更流程及时通知公司。

在员工因特殊情况无法正常联系时，公司可通过紧急联系人了解员工相关情况，确保工作的连续性和员工的安全。

三、员工更换电话流程

1.更换电话前的准备

员工在决定更换电话前，应充分考虑对工作的影响，并提前与所在部门负责人及相关同事进行沟通，确保工作交接不受影响。

对于涉及重要业务或项目的员工，在更换电话前，应制定详细的工作交接计划，明确交接事项、责任人和时间节点，确保工作的顺利过渡。

2.申请更换电话

员工如需更换电话，应提前[X]个工作日填写《员工更换电话申请表》，说明更换原因、新电话号码及预计更换时间等信息。

申请表需提交至所在部门负责人审批。部门负责人应根据员工工作情况，综合考虑对工作的影响，在申请表上签署审批意见。

3.审批流程

如部门负责人审批通过，申请表将流转至人力资源部门进行审核。人力资源部门主要审核新电话号码的有效性及是否符合公司电话使用规范，同时确认员工所在部门已做好相应的工作安排。

人力资源部门审核通过后，申请表提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司整体工作安排及员工岗位重要性，做出最终审批决定。

4.更换电话通知

经审批同意更换电话后，人力资源部门应在[X]个工作日内，通过公司内部办公系统、邮件等方式，向公司全体员工发布《关于[员工姓名]更换电话的通知》，告知新电话号码及生效日期等信息。

员工所在部门应及时组织内部沟通会议，确保部门内所有同事知晓该员工电话更换事宜，并提醒相关人员及时更新联系人信息。

5.旧电话停用及数据迁移

员工在新电话启用后，应及时停用旧电话，并确保旧电话中的工作相关数据已妥善备份或迁移至新电话中。

对于涉及公司机密信息的旧电话，员工应按照公司保密制度的要求，进行妥善处理，确保公司信息安全。

四、特殊情况处理

1.临时电话变更

在某些特殊情况下，如员工因出差、外出培训等原因，需要临时使用其他电话号码进行工作联系，应提前向所在部门负责人报备，并说明临时电话号码及使用期限。

部门负责人批准后，员工应将临时电话信息告知相关同事及合作伙伴。临时电话使用结束后，员工应及时恢复使用原电话号码，并告知相关人员。

2.紧急电话更换

若员工因突发紧急情况，如手机丢失、损坏等，无法立即按照正常流程更换电话，应在第一时间向所在部门负责人报告，并说明情况。

部门负责人应根据实际情况，协调相关工作安排，并要求员工尽快补办电话卡或更换新手机，确保工作不受影响。员工在紧急情况处理完毕后，应按照正常流程补办电话更换手续。

五、电话使用规范

1.工作电话使用

员工应确保办公电话在工作时间内保持畅通，不得随意关机、停机或设置呼叫转移。如因特殊原因需要暂时离开岗位，应提前告知同事或设置好语音留言，确保重要电话能够及时接听。

员工在使用办公电话时，应使用礼貌用语，简洁明了地表达沟通内容。严禁利用办公电话拨打私人电话或进行与工作无关的闲聊。

2.移动电话使用

员工在工作时间内，应保持移动电话畅通，以便及时接收公司通知和处理工作事务。如因工作需要外出，应确保随身携带移动电话，并及时查看未接来电和短信。

在参加重要会议、培训或其他集体活动时，员工应将移动电话调至静音或关机状态，避免影响会议或活动的正常进行。

3.电话费用管理

公司为员工配备的办公电话费用，按照公司