学校食堂采购询价制度及流程(2025年版).docxVIP

学校食堂采购询价制度及流程(2025年版)

为规范学校食堂物资采购询价管理，保证采购过程的透明、公正、公平，降低采购成本，确保采购物资的质量符合学校食堂的使用要求，维护学校和师生的利益，结合学校实际情况，特制定本2025年版学校食堂采购询价制度及流程。

询价制度

适用范围

本制度适用于学校食堂各类物资的采购询价活动，包括但不限于主副食品原料（如大米、面粉、食用油、肉类、蔬菜、调味品等）、食堂设备及用具（如炉灶、蒸箱、餐具、厨具等）、清洁用品（如洗洁精、消毒剂、垃圾袋等）。

基本原则

1.公平公正原则：询价过程应严格遵守相关法律法规和学校规章制度，对所有参与询价的供应商一视同仁，不得偏袒或歧视任何一方。

2.质量优先原则：在保证物资质量符合学校食堂使用要求和食品安全标准的前提下，寻求合理的价格。优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。

3.效益原则：通过科学合理的询价和比较，选择性价比最优的物资和供应商，降低采购成本，提高资金使用效益。

4.保密原则：参与询价的工作人员应对询价过程中的商业秘密和供应商信息予以保密，不得泄露给任何无关人员。

组织与职责

1.询价小组

学校成立食堂采购询价小组，成员由学校后勤管理部门负责人、食堂管理人员、财务人员、教师代表和学生代表组成。询价小组负责组织实施食堂物资采购的询价工作，具体职责如下：

制定询价方案，确定询价物资的品种、规格、数量、质量标准和技术要求等。

筛选符合要求的供应商，向供应商发出询价邀请。

接收供应商的报价文件，并对报价文件进行初步审查。

组织询价会议，与供应商进行谈判和协商，了解供应商的产品质量、售后服务、交货期等情况。

对各供应商的报价进行比较和分析，提出推荐意见。

撰写询价报告，报学校相关领导审批。

2.后勤管理部门

负责食堂物资采购的日常管理工作，根据食堂的实际需求，提出采购计划和询价申请。

协助询价小组开展询价工作，提供相关的技术资料和采购信息。

对采购物资的质量和数量进行验收，办理入库手续。

与供应商签订采购合同，并跟踪合同的执行情况。

3.财务部门

负责对采购资金的管理和核算，审核采购预算和报价文件。

根据询价小组的推荐意见和学校领导的审批意见，办理采购资金的支付手续。

对采购活动进行财务监督，确保采购资金的合理使用。

4.教师代表和学生代表

参与询价过程，代表师生的利益，对采购物资的质量、价格和服务等方面提出意见和建议。

监督询价工作的公平、公正、公开进行，维护师生的合法权益。

询价方式

1.书面询价

对于采购金额较大、技术要求较高的物资，一般采用书面询价的方式。询价小组向选定的供应商发出询价函，询价函应包括以下内容：

询价项目的名称、规格、数量、质量标准和技术要求。

报价截止时间和地点。

报价方式（如含税价、不含税价等）。

交货时间、地点和方式。

付款方式和结算方式。

供应商需提供的资质证明文件和其他相关资料。

2.口头询价

对于采购金额较小、技术要求较低的物资，可以采用口头询价的方式。询价小组通过电话、面谈等方式向供应商询问价格，并记录相关信息。口头询价应做好记录，记录内容包括供应商名称、物资名称、规格、数量、价格、交货时间等。

供应商选择

1.供应商资格审查

询价小组在选择供应商时，应对供应商的资格进行审查，审查内容包括：

供应商的营业执照、税务登记证、食品生产许可证或食品经营许可证等相关证件是否齐全有效。

供应商的生产能力、技术水平、质量保证体系是否符合要求。

供应商的信誉和业绩情况，是否有不良记录。

供应商的售后服务能力和承诺。

2.供应商数量

每次询价应选择至少三家符合要求的供应商，以保证询价的充分竞争。对于一些特殊物资或紧急采购，如无法找到三家以上供应商，应在询价报告中说明原因。

询价记录与档案管理

1.询价记录

询价小组应做好询价记录，记录内容包括询价方式、询价时间、参与询价的供应商名称、物资名称、规格、数量、报价、交货时间、质量标准等。询价记录应经询价小组成员签字确认。

2.档案管理

询价结束后，询价小组应将询价文件、报价文件、询价记录、询价报告等相关资料进行整理归档，建立采购档案。采购档案应妥善保管，以备查阅和审计。

询价流程

采购计划制定

1.需求收集

食堂管理人员根据学校师生的就餐人数、季节变化、食谱安排等因素，定期收集食堂物资的需求信息，包括物资的品种、规格、数量、质量要求等。

2.计划编制

后勤管理部门根据食堂管理人员提供的需求信息，结合库存情况和采购周期，编制食堂物资采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。

3.计划审批

采购计划编制完成后，报学校相关领导审批。审批通过后，后勤管理部门方可启动询价程序。

询价申请

1.申请提交

后勤管理部门根据批准的采购计划，填写《